Wer in Österreich buchhält, arbeitet oft mit BMD, während Abrechnungslösungen wie Fakturia ihre Buchungen im DATEV-Format ausgeben. Dieser Ratgeber zeigt, welche Wege es zur Anbindung gibt, wie der DATEV-Import in BMD funktioniert und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen.
Warum die Anbindung an BMD ein eigenes Thema ist
BMD ist eine in Österreich weit verbreitete Buchhaltungs- und Unternehmenssoftware. Sie umfasst unter anderem Buchhaltung, Kostenrechnung, Dokumentenmanagement und Fakturierung. Österreichische Steuerberater und Unternehmen buchen häufig in BMD NTCS. Abrechnungslösungen für Abos, ERP-Systeme und Shops stammen dagegen oft aus Deutschland und sind auf DATEV ausgerichtet. Daraus ergibt sich die typische Frage: Wie kommen die Buchungen aus dem Abrechnungssystem sauber in BMD?
Eine Standardantwort gibt es nicht. Eine universelle Buchungsstapel-Datei, die jedes System versteht, existiert nicht: Spaltenfolge, Steuercodes und Soll-/Haben-Logik unterscheiden sich je nach Software. Das ist keine Schwäche einzelner Produkte, sondern der Grund, warum Sie die Anbindung einmal sauber planen sollten.
Die vier typischen Wege nach BMD
1. Import über die DATEV-Schnittstelle von BMD
BMD bietet eine DATEV-Schnittstelle, über die sich Buchungen im DATEV-Format importieren lassen. Laut Hilfeseite von Candis muss diese Schnittstelle bei BMD erworben werden und wird in einem kurzen Termin per Fernwartung eingerichtet. Für Abrechnungssysteme, die einen DATEV-Export liefern, ist dies der direkteste Weg.
2. Import im BMD-eigenen Format
BMD kann Buchungen auch aus einer Textdatei im BMD-Importformat einlesen. Nach Darstellungen von Dienstleistern handelt es sich um eine semikolongetrennte ASCII-Datei mit Feldern wie Buchungsdatum, Belegdatum, Belegnummer, Konto, Gegenkonto, Betrag, Soll-/Haben-Kennzeichen, Steuercode, Text und Kostenstelle. In der Buchhaltung steht dafür die Importfunktion zur Verfügung, laut domonda über „Extras → Import Buchungen“. Wer dieses Format nutzen will, braucht einen Konverter, der die Daten des Abrechnungssystems entsprechend umsetzt.
3. CSV- und Excel-Reports mit Konverter
Fast jedes Abrechnungssystem liefert Listen der Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen als CSV. Ein Konverter, den ein Dienstleister, die Kanzlei oder Ihre IT erstellt, überführt sie in die BMD-Struktur. Das lohnt sich vor allem, wenn viele Sonderfälle zu berücksichtigen sind.
4. Eigene Schnittstelle über API und Webhooks
Moderne Abrechnungssysteme haben eine REST-API und Webhooks. Damit lässt sich ein eigener, automatisierter Datentransfer bauen. Auch No-Code-Plattformen wie Zapier oder Locoia (siehe No-Code-Integration) können Schritte übernehmen. Der Aufwand ist höher, dafür läuft die Übergabe ohne manuelle Dateien.
Der DATEV-Import in BMD: Voraussetzungen im Überblick
Der Import eines DATEV-Buchungsstapels in BMD funktioniert nur, wenn einige Punkte vorab geklärt sind. Diese Liste fasst zusammen, was sich aus den Angaben von BMD-Partnern und Dienstleistern ergibt. Verbindliche Details nennt Ihnen BMD beziehungsweise Ihre Kanzlei.
- Die DATEV-Schnittstelle ist in BMD freigeschaltet. Sie muss bei BMD erworben und eingerichtet werden. Fragen Sie vorab, ob sie in Ihrer Lizenz enthalten ist.
- Das Format ist ein DATEV-CSV. Der Buchungsstapel hat eine Kopfzeile mit Metadaten und danach die Buchungszeilen im sogenannten EXTF-Format, siehe DATEV-Export (Buchungsstapel).
- Alle Konten existieren in BMD. Sachkonten und Personenkonten (Debitoren und Kreditoren) müssen im BMD-Mandanten angelegt sein, bevor Buchungen importiert werden. Personenkonten werden vor den Buchungen angelegt.
- Der Kontenrahmen passt. DATEV-Exporte aus Deutschland nutzen meist SKR03 oder SKR04, siehe Kontenrahmen. In österreichischen Kanzleien kommt ein anderer Kontenrahmen zum Einsatz. Die Konten müssen daher entweder schon im Export auf die BMD-Konten lauten oder beim Import beziehungsweise danach umgesetzt werden.
- Steuerschlüssel und Steuercodes sind zugeordnet. Die DATEV-Buchungsschlüssel müssen in BMD-Steuercodes überführt werden. Codes aus einem Vorsystem lassen sich nicht ungeprüft übernehmen, die Zuordnung legt die Kanzlei fest.
- Buchungssymbole sind festgelegt. BMD arbeitet mit Buchungssymbolen (zum Beispiel für Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kassa und Bank). Im DATEV-Format fehlen sie, ein Konverter ergänzt sie. Die gewünschten Symbole gibt die Kanzlei vor.
- Nicht alle Felder werden übernommen. Laut Candis lassen sich zum Beispiel IBAN und Notizfelder nicht importieren.
- Ein Testlauf ist erfolgt. Importieren Sie vorab einen kleinen Stapel mit einigen Buchungen aus Inland, Ausland, Gutschrift und Abgrenzung, und lassen Sie ihn prüfen.
Steuercodes: ein Beispiel für das Mapping
Die folgende Tabelle zeigt Richtwerte für gängige Fälle. Die tatsächlichen Codes hängen von der Konfiguration des Mandanten ab und müssen mit dem Steuerberater abgestimmt werden.
| Fall | BMD-Steuercode (Richtwert) |
|---|---|
| Inland 20 % | 20 |
| Inland 10 % | 10 |
| Inland 13 % | 13 |
| Innergemeinschaftlicher Erwerb 20 % | IG20 |
| Reverse Charge 20 % | RC20 |
Eine Schwierigkeit: Ihr Abrechnungssystem schlägt nach deutschem Steuerrecht vor, BMD rechnet mit österreichischen Sätzen und Codes. Klären Sie deshalb, welche Umsatzsteuerfälle bei Ihnen überhaupt vorkommen: Inland, Kunden in Deutschland, EU-Unternehmen mit Reverse Charge, Drittland.
Beispiel: Ablauf mit Fakturia
Fakturia erstellt Rechnungen automatisch im Rechnungslauf und erzeugt daraus Buchungssätze, einschließlich der monatlichen passiven Rechnungsabgrenzung, siehe Buchhaltungsexport und passive Rechnungsabgrenzung. Die direkte Verbindung über den Buchungsdatenservice 2.0 gilt für DATEV Unternehmen online. Für andere Systeme gilt: Die DATEV-EXTF-Datei kann direkt heruntergeladen und in jedes Buchhaltungstool mit DATEV-Importmöglichkeit eingespielt werden. Eine eigene Direktanbindung an BMD ist in der Funktionsbeschreibung von Fakturia nicht aufgeführt. Für BMD kommt daher der Weg über die DATEV-Datei infrage. Ein möglicher Ablauf:
- Vorbereitung: Ermitteln Sie mit der Kanzlei Kontenrahmen, Steuercodes, Buchungssymbole und die gewünschte Kontenstruktur.
- Einrichtung in Fakturia: Steuersätze sind frei pflegbar. Warengruppen fassen Artikel mit gleicher steuerlicher Behandlung zusammen, und an der Warengruppe lassen sich abweichende Erlöskonten für den Export einstellen. Auch Kostenstellen können hinterlegt werden.
- Testexport: Laden Sie die DATEV-EXTF-Datei für einen Zeitraum herunter und lassen Sie sie von der Kanzlei in einen BMD-Testmandanten einspielen.
- Mapping festziehen: Konten, Steuercodes und Symbole werden im Konverter oder in der BMD-Konfiguration umgesetzt und dokumentiert.
- Regelbetrieb: Monatlich exportieren, importieren und mit den Salden der Debitoren abstimmen, siehe Zahlungsabgleich.
Die Rechnungs-PDFs lassen sich in Fakturia gesammelt als ZIP herunterladen. Die automatische Übertragung der Belegbilder über den Buchungsdatenservice betrifft nur DATEV Unternehmen online. Für BMD sollten Sie daher einen eigenen Weg für die Belege festlegen, etwa über das Dokumentenmanagement der Kanzlei.
Typische Stolpersteine
- Vorzeichen bei Gutschriften und Stornos: Negative Beträge dürfen nicht ungeprüft in eine andere Buchungsart umgedeutet werden. Das sollte mit der Kanzlei abgestimmt sein.
- Debitorennummern: Die Personenkonten müssen in beiden Systemen eindeutig zugeordnet sein.
- Abgrenzungen: Buchungen der passiven Rechnungsabgrenzung brauchen passende Abgrenzungskonten im österreichischen Kontenplan.
- Meldungen: Reports wie die Zusammenfassende Meldung sind in Fakturia auf deutsche Meldewege ausgelegt. Für österreichische Meldungen (Umsatzsteuervoranmeldung, ZM über FinanzOnline) nutzt die Kanzlei die Daten aus BMD.
- E-Rechnung: Für Rechnungen an österreichische Bundesstellen ist ebInterface üblich. Fakturia erstellt ZUGFeRD und XRechnung, siehe XRechnung. Prüfen Sie, welches Format Ihre Kunden brauchen.
- Zeitliche Abgrenzung: Stimmen Export-Zeitraum und Voranmeldungszeitraum nicht überein, passen Umsatzsteuerwerte nicht zusammen.
Wann sich ein eigener Konverter lohnt
Haben Sie wenige Steuerfälle und feste Konten, reicht der Import der DATEV-Datei mit einem einmal sauber eingerichteten Mapping. Gibt es viele Sonderfälle, mehrere Gesellschaften oder Zahlungsdienstleister mit Sammelauszahlungen (siehe Buchung von Auszahlungen), kann ein Konverter oder eine API-Lösung effizienter sein. Wichtig ist dabei, dass die Regeln dokumentiert und von der Kanzlei freigegeben sind. Ein Dienstleister kann den Konverter erstellen, die fachliche Prüfung bleibt bei der Kanzlei.
Checkliste für die Anbindung
- Kanzlei fragen: Kontenrahmen, Steuercodes, Buchungssymbole, Importformat.
- BMD fragen: DATEV-Schnittstelle vorhanden, Kosten, Einrichtungstermin.
- Personenkonten und Sachkonten in BMD anlegen.
- Testexport mit allen Fällen aus Inland, EU und Drittland erstellen.
- Gutschriften, Stornos und Abgrenzungen prüfen.
- Belege und Archivierung festlegen.
- Monatlichen Ablauf dokumentieren.
Fazit
Die Anbindung eines Abrechnungssystems an BMD ist gut machbar, wenn Sie Konten, Steuercodes und Symbole vorab klären. Der DATEV-Import in BMD ist dafür ein praktikabler Weg, sofern die Schnittstelle bei BMD eingerichtet ist. Mit Fakturia lässt sich der Buchungsstapel im DATEV-EXTF-Format herunterladen, API und Webhooks erlauben bei Bedarf eine eigene Lösung. Wie Sie Fakturia für Ihre österreichische Buchhaltung aufsetzen, besprechen Sie im Beratungsgespräch, ausprobieren können Sie es im Testmandanten. Weitere Hintergründe finden Sie in der News Buchhaltungsexport im Subscription-Management und im Eintrag Debitorenbuchhaltung.
Hinweis: Die Angaben zu BMD stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen von Partnern und Dienstleistern und ersetzen weder die Dokumentation von BMD noch die Beratung durch Ihre Kanzlei.