Wie bucht man Auszahlungen von Zahlungsdienstleistern (Stripe, Adyen, Mollie)?

Warum Auszahlungen eine eigene Buchung brauchen

Zahlungsdienstleister wie Stripe, Adyen oder Mollie zahlen nicht jede einzelne Zahlung aus, sondern sammeln sie und überweisen in festen Intervallen einen Gesamtbetrag. Auf dem Kontoauszug steht dann zum Beispiel eine Gutschrift von 760,89 €, die zu keiner einzelnen Rechnung passt. Wer diese Gutschrift direkt gegen offene Posten bucht, stimmt die Beträge nicht, weil Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen schon abgezogen sind. Der saubere Weg führt über ein Verrechnungskonto: Erst werden alle Zahlungen und Gebühren darauf gebucht, dann die Auszahlung, und das Konto geht auf null.

Ein Rechenbeispiel

Schritt 1: Zahlungseingänge auf das Verrechnungskonto

Jede Zahlung wird gegen die zugehörige Rechnung gebucht, damit die offenen Posten der Kunden ausgeglichen werden. Das Verrechnungskonto bildet den Betrag ab, den der Zahlungsdienstleister für Sie hält:

Die Summe ist eine Sammelbuchung. In der Buchhaltung wird sie in der Regel je Rechnung einzeln verbucht, damit jeder Debitor seinen offenen Posten ausgleicht.

Schritt 2: Gebühren erfassen

Die einbehaltenen Gebühren stehen im Transaktionsbericht des Anbieters und werden als Aufwand gebucht:

Zahlungsdienste sind in der Regel von der Umsatzsteuer befreit, die Gebührenabrechnung enthält dann keine Umsatzsteuer. Prüfen Sie dennoch die Abrechnung Ihres Anbieters, insbesondere wenn er zusätzliche Leistungen berechnet, die nicht unter die Zahlungsabwicklung fallen.

Schritt 3: Die Auszahlung

Wenn der Betrag auf dem Bankkonto eingeht, wird die Auszahlung gegen das Verrechnungskonto gebucht, nicht gegen Forderungen:

Zur Kontrolle: 773,50 € Zahlungseingang minus 12,61 € Gebühren minus 760,89 € Auszahlung ergibt null. Das Verrechnungskonto ist ausgeglichen.

Wenn Erstattungen und Chargebacks dazwischenkommen

Erstattet ein Kunde oder wird eine Zahlung zurückgebucht, mindert das die Auszahlung. Diese Vorgänge werden ebenfalls über das Verrechnungskonto gebucht, bevor die Auszahlung folgt. Eine Erstattung wird mit einer Gutschrift auf dem Debitorenkonto erfasst und gegen das Verrechnungskonto ausgeglichen, ein Chargeback lässt die Forderung wieder aufleben. Bei Zahlungen in Fremdwährung entstehen Kursdifferenzen. Diese werden über die Konten für Erträge und Aufwendungen aus der Währungsumrechnung gebucht (SKR03 2660 und 2150, SKR04 4840 und 6880).

Stichtag: Was am Jahresende offen ist

Am Jahresende können Zahlungen bereits gebucht, aber noch nicht ausgezahlt sein. Der Saldo auf dem Verrechnungskonto ist dann kein Fehler, sondern der Betrag, den der Zahlungsdienstleister noch schuldet. Er wird in der Bilanz als sonstiger Vermögensgegenstand beziehungsweise Geldtransit gezeigt und muss mit dem Guthaben im Anbieterportal übereinstimmen. Wichtig ist deshalb ein regelmäßiger Abgleich, am besten monatlich, mit dem Auszahlungsbericht des Anbieters.

Abstimmung und Automatisierung

Je mehr Zahlungen, desto aufwendiger wird der Abgleich. Üblich sind die Auszahlungsberichte der Anbieter, die Einzelzahlungen, Gebühren und Erstattungen je Auszahlung auflisten, und ein automatischer Kontenabgleich auf der Bankseite. Fakturia erstellt die Rechnungen, unterstützt mehrere Zahlungsverfahren und stellt die Buchungssätze per DATEV-Schnittstelle bereit. Wie Sie die Verbuchung von Gebühren und Auszahlungen in Ihrem Setup einrichten, klären Sie am besten im Beratungsgespräch. Hintergrund zu den Kosten der Zahlungsarten liefert der Ratgeber Zahlungsarten im Abo. Die Einzelbuchung für Stripe zeigt der Beitrag Stripe-Gebühren buchen.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Die Gebühren im Beispiel sind frei gewählte Werte und hängen von Ihrem Zahlungsdienstleister ab. Die Bezeichnung des Verrechnungskontos ist frei wählbar, üblich sind Unterkonten je Anbieter. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.