Die Zahlungserinnerung ist die erste, freundliche Aufforderung nach Fälligkeit. Mahnstufen sind die aufeinanderfolgenden Eskalationsschritte, die bis zum Inkasso oder Mahnbescheid führen können.
Typische Abfolge
- Zahlungserinnerung: kurz nach Fälligkeit, freundlich, ohne Gebühren. Oft handelt es sich nur um ein Versehen.
- 1. Mahnung: mit neuer Frist, in der Regel 7 bis 10 Tage.
- 2. Mahnung: deutlicher, mit Hinweis auf Verzugsfolgen, siehe Verzugszinsen.
- Letzte Mahnung: mit Ankündigung weiterer Schritte wie Inkasso oder Mahnbescheid.
Wie viele Stufen sinnvoll sind, hängt von Kundengruppe und Rechnungshöhe ab. Eine Vorlage bietet der Ratgeber Mahnung schreiben.
Rechtlicher Rahmen
Verzug kann nach Fälligkeit und Mahnung eintreten, im Geschäftsverkehr spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang. Eine Mahnung muss eindeutig zur Zahlung auffordern. Mahngebühren sollten angemessen und nachvollziehbar sein, siehe Mahngebühren buchen. Die Verjährung läuft unabhängig davon weiter, siehe Verjährung von Forderungen.
Ton und Zeitpunkt
Gerade im Abo-Geschäft sind viele Zahlungsstörungen technischer Natur, etwa eine abgelaufene Karte. Eine freundliche, schnelle Erinnerung mit Link zur Zahlungsmethode rettet oft den Vertrag. Zu strenge Mahnungen am Anfang schaden der Kundenbeziehung. Ob Sie zusätzlich eine Kulanzfrist einräumen, ist Ihre Entscheidung.
Praxistipps
Legen Sie Fristen und Texte einmal fest und testen Sie sie. Bieten Sie in jeder Stufe einen direkten Weg zur Zahlung an, zum Beispiel einen Link zum Kundenportal. Dokumentieren Sie Versanddatum und Zugang, denn bei einem späteren Mahnbescheid ist der Nachweis wichtig.
Automatisierung
Wer Mahnungen von Hand schreibt, verliert Zeit und vergisst Fristen. Ein Dunning-Management automatisiert Abfolge, Texte und Versand. Fakturia bietet ein mehrstufiges Mahnwesen mit Mahn-E-Mail pro Stufe und der Rechnung als Anhang. Es mahnt Rechnungen, die in Fakturia erstellt wurden. Einen Überblick über Lösungen bietet der Ratgeber Mahnwesen automatisieren. Passende Stufen planen Sie im Beratungsgespräch.