Wie bucht man die Kündigung eines Jahresabos mit Rückerstattung der Restlaufzeit?

Wann gibt es überhaupt eine Rückerstattung?

Im Normalfall endet ein Jahresabo mit Ablauf der Laufzeit, auch wenn der Kunde vorher kündigt. Eine Erstattung gibt es dann nicht, und die passive Rechnungsabgrenzung wird wie geplant monatlich aufgelöst. Gebucht werden muss nur, wenn tatsächlich Geld zurückfließt. Das ist der Fall bei einer vertraglich vereinbarten anteiligen Erstattung, bei einer außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (§ 314 BGB), bei einem Sonderkündigungsrecht, etwa nach einer Preiserhöhung, oder bei einer Kulanzlösung. Der Kündigungsbutton erleichtert die Kündigung, regelt aber nicht, ob und in welcher Höhe erstattet wird.

Ein Rechenbeispiel

Ausgangslage: Was Ende Mai in der Bilanz steht

Nach der Buchung des Zahlungseingangs und der monatlichen Auflösung ist bis Ende Mai der Ertrag für fünf Monate erfasst, also 500,00 € netto. Auf dem PRAP-Konto stehen noch 700,00 € für die sieben restlichen Monate. Genau dieser Betrag ist der Anteil, den der Kunde nicht mehr in Anspruch nimmt.

Schritt 1: Gutschrift über den nicht genutzten Zeitraum

Die Erstattung wird nicht auf dem Erlöskonto gebucht, weil der Ertrag für Juni bis Dezember dort nie angekommen ist. Stattdessen wird der Abgrenzungsposten aufgelöst und die Umsatzsteuer berichtigt. Gegenkonto ist das Forderungskonto des Kunden, auf dem dadurch ein Guthaben entsteht:

Die PRAP-Seite der Buchung beträgt 700,00 €, die Umsatzsteuer-Seite 133,00 €. Zusammen ergibt das den Erstattungsbetrag von 833,00 €.

Schritt 2: Auszahlung an den Kunden

Sobald das Geld überwiesen oder auf die Zahlungsart zurückgebucht wird, gleicht die Auszahlung das Guthaben auf dem Kundenkonto aus:

Danach steht das PRAP-Konto für diesen Vertrag bei null, der Ertrag des Abos beträgt insgesamt 500,00 € netto und das Kundenkonto ist ausgeglichen.

Sonderfall: Kulanzerstattung für bereits erbrachte Monate

Erstattet der Anbieter aus Kulanz auch einen Teil für einen Zeitraum, der schon als Ertrag gebucht wurde, etwa 100,00 € netto für einen Monat mit Ausfällen, wird kein Abgrenzungsposten aufgelöst. Stattdessen wird der Ertrag als Erlösschmälerung gekürzt:

Umsatzsteuer und Beleg

Mindert sich das Entgelt nachträglich, ist die Umsatzsteuer nach § 17 Abs. 1 UStG grundsätzlich in dem Zeitraum zu berichtigen, in dem die Änderung eintritt. Dokumentieren Sie die Erstattung mit einer Gutschrift beziehungsweise einem Korrekturbeleg, der auf die ursprüngliche Rechnung verweist und die Beträge getrennt nach Netto und Umsatzsteuer ausweist. Wie das aufgebaut ist, zeigen die Beiträge zur Gutschrift und zur Stornorechnung sowie der Glossareintrag Rechnungskorrektur und Storno. Die Kündigung und ihre Folgen für die laufenden Rechnungen sind ein Teil des Vertragslebenszyklus, den die Aboverwaltung abbildet.

Weniger Handarbeit bei vielen Verträgen

Bei einzelnen Kündigungen lässt sich das Schema manuell buchen. Bei vielen Verträgen mit unterschiedlichen Start- und Kündigungsterminen wird es schnell aufwendig. Fakturia verwaltet Verträge inklusive Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist, rechnet Tarifwechsel taggenau ab und grenzt beim Buchhaltungsexport monatlich passive Rechnungsabgrenzungsposten ab, sodass die fertigen Buchungssätze per DATEV-Schnittstelle bereitgestellt werden. Wie sich eine Erstattung bei Kündigung im Einzelfall abbilden lässt, klären Sie am besten im Beratungsgespräch. Mehr zur Passiven Rechnungsabgrenzung in Fakturia finden Sie auf der Funktionsseite.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Ob und in welcher Höhe ein Rückerstattungsanspruch besteht, hängt vom Vertrag und vom Einzelfall ab. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.