Die E-Rechnungspflicht verpflichtet Unternehmer in Deutschland, Rechnungen an andere inländische Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen und solche Rechnungen empfangen zu können.
Was als E-Rechnung gilt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell ausgewertet werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Dazu zählen XRechnung und ZUGFeRD ab einer bestimmten Version. Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln, sondern eine sonstige Rechnung.
Fristen
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist, in der Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen weiter zulässig sind, bei Zustimmung des Empfängers.
- Bis 31. Dezember 2027: Verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro.
- Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung grundsätzlich für alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
Prüfen Sie Ihre Situation mit Ihrem Steuerberater, denn Ausnahmen und Übergangsregeln hängen vom Einzelfall ab.
Ausnahmen
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen. Für Rechnungen an Verbraucher gilt die Pflicht nicht. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, sind aber bei der Ausstellung nicht verpflichtet, siehe Kleinunternehmerregelung.
Aufbewahrung und Übertragung
E-Rechnungen müssen im Originalformat und unveränderbar aufbewahrt werden, siehe Aufbewahrungsfristen und GoBD. Die Übermittlung kann per E-Mail oder über Netzwerke wie Peppol erfolgen.
Praxistipps
- Richten Sie ein Postfach für eingehende E-Rechnungen ein.
- Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
- Planen Sie die Umstellung rechtzeitig vor Ablauf der für Sie geltenden Übergangsfrist.