Eine Rundungsdifferenz ist die kleine Abweichung von meist einem oder wenigen Cent, die entsteht, wenn Beträge einzeln gerundet und anschließend addiert werden, während die Rechnung die Summe nur einmal rundet.
Wie eine Rundungsdifferenz entsteht
Auf einer Rechnung werden üblicherweise die Nettobeträge aller Positionen addiert, die Umsatzsteuer wird je Steuersatz auf die Summe berechnet und einmal auf Cent gerundet. Exportiert ein System die Buchungen dagegen je Position mit Bruttobetrag, wird jede Position einzeln gerundet. Die Summe dieser gerundeten Einzelwerte kann um einen Cent vom Rechnungsbetrag abweichen. Ein Rechenbeispiel finden Sie im Ratgeber Rundungsdifferenzen beim FiBu-Export.
Rundungskorrektur: der Ausgleich
Die Rundungskorrektur ist eine zusätzliche Buchung über den Differenzbetrag, durch die die Summe aller Buchungen wieder exakt dem Rechnungsbetrag entspricht. Sie sollte einen eindeutigen Buchungstext tragen, damit sie in der Abstimmung auffindbar ist. Welches Konto und welchen Steuerschlüssel Sie verwenden, legen Sie mit Ihrer Kanzlei fest, siehe Steuerschlüssel und Kontenrahmen.
Wo Rundungsdifferenzen auffallen
Typisch sind Cent-Reste in der Offene-Posten-Liste, Abweichungen beim Zahlungsabgleich und eine gebuchte Umsatzsteuer, die nicht ganz mit den Rechnungen übereinstimmt. Auch bei der Aufteilung eines Betrags auf mehrere Monate, etwa bei der passiven Rechnungsabgrenzung, bleibt meist ein Cent-Rest, der im letzten Monat ausgeglichen wird.
Praxistipps
- Prüfen Sie je Rechnung, ob Brutto und Steuer der Buchungen zu den Rechnungswerten passen.
- Legen Sie eine feste Regel für die Korrektur fest und dokumentieren Sie sie.
- Kehren Sie bei einer Gutschrift oder einem Storno die Korrektur der Ursprungsrechnung mit um.
- Machen Sie vor dem Produktivstart einen Testexport und lassen Sie ihn von der Kanzlei einlesen.