Kurz vor dem Ende der großen Übergangsfrist hat das Bundesministerium der Finanzen am 15. Oktober 2026 ein weiteres Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht (Az. III C 5 - S 7287-a/00019/021/017). Es ergänzt die früheren Schreiben und passt den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an. Nach Einschätzung der ersten Fachbeiträge enthält es keine grundlegenden Neuerungen, aber viele praxisrelevante Klarstellungen. Für Unternehmen mit wiederkehrenden Rechnungen lohnt sich ein genauer Blick.

Ausgangslage

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Die große Übergangsregelung beim Versand endet zum 31. Dezember 2026. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Jahr 2026 dürfen nach § 27 Abs. 38 UStG sonstige Rechnungen noch bis zum 31. Dezember 2027 ausstellen. Die Hintergründe finden Sie im Beitrag E-Rechnungspflicht 2027 und in der Checkliste zur Vorbereitung.

Die wichtigsten Klarstellungen

  • Pflichtangaben im strukturierten Teil: Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen im maschinenlesbaren Teil der E-Rechnung stehen. Verweise auf Anlagen oder Verträge genügen dafür grundsätzlich nicht. Eine Ausnahme sieht das Schreiben für Rabattvereinbarungen vor, die allgemein referenziert werden dürfen, wenn die Unterlagen kurzfristig vorgelegt werden können. Hinweise zu den Angaben: Pflichtangaben einer Rechnung.
  • Validierungsfehler: Eine technische Validierung ist keine Gültigkeitsvoraussetzung, und nicht jeder Fehler in den Geschäftsregeln macht die Rechnung steuerlich unwirksam. Für den Vorsteuerabzug kommt es darauf an, ob die Pflichtangaben vollständig und zutreffend sind. Ein Validierungstool bietet das BMF nicht an.
  • Unternehmerstatus im Massengeschäft: Die Pflicht zur E-Rechnung besteht nur gegenüber Unternehmern. Wer Massenkunden bedient, muss den Unternehmerstatus nach den ersten Berichten zu Vertragsbeginn und bei wesentlichen Änderungen klären, eine regelmäßige Nachprüfung ist grundsätzlich nicht nötig. Das betrifft Anbieter, die Verbraucher und Firmenkunden gemischt bedienen.
  • Korrekturen: Berichtigungen per Rotstift sind nur noch bei sonstigen Rechnungen möglich. Bei E-Rechnungen ist eine Gutschrift mit eindeutigem Bezug zur ursprünglichen Rechnung nötig. Mehr dazu im Glossar zu Rechnungskorrektur und Storno.
  • Anzahlungen und Bauleistungen: Vor Beginn der Pflicht erteilte Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen müssen nicht nachträglich als E-Rechnung neu erstellt werden. Für Endrechnungen und umfangreiche Leistungsverzeichnisse nennt das Schreiben Erleichterungen bis zum 30. Juni 2030. Siehe auch den Ratgeber zur Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnung.
  • Sanktionen: Eine sonstige Rechnung statt einer verpflichtenden E-Rechnung ist laut Schreiben keine Ordnungswidrigkeit. Das ändert nichts daran, dass der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet sein kann.
  • Dauerhafte Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Kleinunternehmer sind vom Versand befreit, dürfen aber freiwillig E-Rechnungen ausstellen.

Was das für Abo- und Dauerschuldverhältnisse bedeutet

Für Anbieter mit vielen wiederkehrenden Rechnungen sind drei Punkte entscheidend. Erstens sollten Sie bei Vertragsabschluss festhalten, ob Ihr Kunde Unternehmer ist, denn davon hängt ab, ob eine E-Rechnung erforderlich ist. Zweitens muss Ihr System Korrekturen künftig als Gutschrift mit Bezug zur Ursprungsrechnung abbilden, nicht als handschriftliche Änderung. Drittens zählt der Inhalt: Ein formal gültiges Dokument hilft nicht, wenn Steuersatz, Leistungsbeschreibung oder Leistungszeitraum im strukturierten Teil falsch sind. Mehr zur Abrechnung wiederkehrender Leistungen finden Sie im Überblick zu Subscription-Management.

Wie Fakturia unterstützt

Fakturia erzeugt Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung automatisch im Rechnungslauf und versendet sie per E-Mail. Rechnungskorrekturen und Gutschriften gehören zum Funktionsumfang, die Steuerberechnung erfolgt anhand der Warengruppen, die Sie den Artikeln zuweisen. Wie genau einzelne Anforderungen des neuen Schreibens in Ihrem Fall abgebildet werden, klären Sie am besten im Beratungsgespräch, oder Sie probieren die Rechnungserstellung im kostenlosen Testmandanten aus.

Hinweis: Dieser Beitrag fasst Fachberichte zum BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 zusammen und ersetzt weder den Volltext des Schreibens noch eine Steuerberatung. Einzelne Fristen und Erleichterungen sollten Sie im Originaltext prüfen.