Anzahlungsrechnung, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung: Unterschiede, Umsatzsteuer und Beispiel

Warum es mehrere Rechnungsarten für ein Projekt gibt

Bei größeren Aufträgen wartet kaum jemand bis zur Fertigstellung auf sein Geld. Handwerker, Agenturen, Softwareentwickler und Berater stellen deshalb während der Laufzeit mehrere Rechnungen: eine Anzahlungsrechnung zu Beginn, Abschlagsrechnungen im Projektverlauf und am Ende eine Schlussrechnung. Wer die Begriffe vermischt, riskiert nicht nur Missverständnisse mit dem Kunden, sondern auch steuerliche Fehler. Dieser Ratgeber erklärt die Unterschiede, die Umsatzsteuer und die korrekte Schlussrechnung.

Anzahlung, Abschlag, Teilrechnung: die Unterschiede

Im Alltag werden die Begriffe oft gleichgesetzt, steuerlich und rechtlich gibt es aber Unterschiede:

• Anzahlungsrechnung: fordert eine Zahlung für eine Leistung, die noch nicht erbracht wurde, etwa 30 Prozent bei Auftragserteilung.
• Abschlagsrechnung: fordert eine Zahlung entsprechend dem Leistungsstand eines noch nicht abgeschlossenen Gesamtauftrags. Im Bauwesen ist sie üblich, Grundlage sind unter anderem § 632a BGB und § 16 VOB/B.
• Teilrechnung: rechnet eine bereits erbrachte und abgenommene Teilleistung endgültig ab, zum Beispiel den Rohbau.
• Schlussrechnung: rechnet das gesamte Projekt ab und zieht alle bisher geleisteten Zahlungen ab.

Die Abgrenzung ist wichtig, weil Teilrechnungen eine vollendete Teilleistung betreffen, während Anzahlungen und Abschläge Zahlungen auf eine noch ausstehende Leistung sind. Ohne Teilabnahme liegt in der Regel eine Abschlagsforderung vor und keine Teilleistung.

Umsatzsteuer: Wann sie entsteht

Umsatzsteuerlich ist die Anzahlung ein Sonderfall. Wird ein Entgelt oder Teilentgelt vor Ausführung der Leistung vereinnahmt, entsteht die Steuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a UStG bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingegangen ist. Das gilt auch dann, wenn Sie Ihre Umsätze grundsätzlich nach vereinbarten Entgelten versteuern, wie im Ratgeber zur Ist- und Soll-Versteuerung beschrieben. Die Umsatzsteuer aus der Anzahlung gehört daher in die Umsatzsteuer-Voranmeldung des Zahlungsmonats.

Der Kunde kann die Vorsteuer aus einer Anzahlungsrechnung erst abziehen, wenn er die Anzahlung tatsächlich geleistet hat. Die allgemeinen Voraussetzungen erläutert der Ratgeber zum Vorsteuerabzug.

Was in die Anzahlungsrechnung gehört

Für Rechnungen über Anzahlungen gelten nach § 14 Abs. 5 UStG die Regeln für Rechnungen sinngemäß. Es müssen also die üblichen Pflichtangaben enthalten sein, mit Besonderheiten bei Leistungszeitpunkt und Leistungsbeschreibung, da die Leistung noch aussteht. Praktisch bewährt haben sich folgende Hinweise:

• eine eindeutige Bezeichnung als „Anzahlungsrechnung“ oder „Abschlagsrechnung“ mit Nummer
• die Bezeichnung des Auftrags oder Projekts, auf das sich die Zahlung bezieht
• der Gesamtauftragswert und der Prozentsatz oder Leistungsstand, auf den sich die Zahlung bezieht
• bei bereits erfolgter Zahlung das Datum der Vereinnahmung, soweit es nicht dem Rechnungsdatum entspricht

Eine fortlaufende Nummer ist Pflicht, siehe auch Rechnungsnummer vergeben.

Ein Rechenbeispiel

Die Gesamtumsatzsteuer von 3.800,00 € setzt sich aus 1.140,00 € auf die Anzahlung und 2.660,00 € auf den Rest zusammen. Zusammen ergibt das genau den Betrag, der auf die vollständige Leistung entfällt, nicht mehr.

Die Schlussrechnung richtig erstellen

In der Schlussrechnung (Endrechnung) müssen die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abgesetzt werden, wenn darüber Rechnungen ausgestellt wurden. Das geht am sichersten so:

1. Gesamtleistung mit vollem Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag aufführen.
2. Jede Anzahlung und Abschlagsrechnung mit Nummer, Datum und Nettobetrag auflisten.
3. Die auf die Anzahlungen entfallende Umsatzsteuer gesondert abziehen.
4. Den verbleibenden Restbetrag mit der darauf entfallenden Umsatzsteuer ausweisen.

Geschieht das nicht, kann es zu einer doppelten Umsatzsteuer-Belastung kommen: Der Kunde zahlt zu viel, und Sie schulden die zu hoch ausgewiesene Steuer gegebenenfalls zusätzlich. Fehler in der Endrechnung lassen sich über die Rechnungskorrektur beheben, mehr zum Unterschied zwischen Korrektur und Gutschrift im Ratgeber Gutschrift vs. Rechnungskorrektur.

Anzahlungen buchen

Der Zahlungseingang wird zunächst als erhaltene Anzahlung (Verbindlichkeit) erfasst, die Umsatzsteuer darauf ist sofort abzuführen. Mit der Schlussrechnung werden die Anzahlungen verrechnet. Die genauen Buchungen finden Sie unter Anzahlungsrechnung buchen. Auf Kundenseite zeigt die Seite Geleistete Anzahlung buchen, wie die Zahlung erfasst wird.

Wenn die Leistung nicht stattfindet

Wird der Auftrag nach einer Anzahlung abgesagt und die Anzahlung zurückgezahlt, wird die Umsatzsteuer berichtigt (§ 17 UStG). Der Aussteller kann die gezahlte Steuer zurückerhalten, der Kunde muss den Vorsteuerabzug korrigieren. Dokumentieren Sie daher Rückzahlungen immer sauber und mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung.

Sonderfälle: Kleinunternehmer und Abonnements

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, siehe Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung. Für sie gelten Anzahlungs- und Schlussrechnung ohne Steuerausweis. Bei Abonnements ist die Vorauszahlung für den laufenden Zeitraum dagegen in der Regel keine Anzahlung auf einen späteren Erfolg, sondern ein Entgelt für eine fortlaufende Leistung. Wie solche Beträge bilanziell abgegrenzt werden, beschreibt das Glossar zur passiven Rechnungsabgrenzung. Zweifelsfälle klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Abrechnung bei wiederkehrenden Leistungen

Anzahlungen und Schlussrechnung gehören vor allem zum Projektgeschäft. Für laufende Leistungen wie Software-Abonnements, Wartung oder Services ist dagegen eine automatisierte, regelmäßige Rechnungserstellung sinnvoll. Wie das funktioniert, zeigt Subscription-Management mit Fakturia auf fakturia.de; in der kostenlosen Sandbox können Sie es direkt ausprobieren.