Rechnung ins Ausland schreiben: EU, Drittland, Reverse Charge und Pflichtangaben

Warum Rechnungen ins Ausland anders sind

Sobald Ihr Kunde nicht in Deutschland sitzt, reicht die Standardrechnung mit 19 Prozent Umsatzsteuer oft nicht mehr aus. Je nachdem, wer Ihr Kunde ist, was Sie liefern und wohin, ändern sich Steuersatz, Hinweise auf der Rechnung, Meldepflichten und Nachweise. Fehler sind teuer: Wird eine Steuerbefreiung nicht nachgewiesen, kann das Finanzamt sie rückwirkend versagen. Dieser Ratgeber hilft Ihnen, den richtigen Fall zu erkennen und die Rechnung korrekt zu stellen. Er ersetzt keine Steuerberatung, weil Details vom Einzelfall abhängen. Eine kompakte Einführung gibt auch die FAQ zur Rechnung ins Ausland.

Schritt 1: Den Fall bestimmen

Drei Fragen entscheiden über die Behandlung:

• Ware oder Dienstleistung? Warenlieferungen und sonstige Leistungen folgen unterschiedlichen Regeln.
• Unternehmer oder Privatperson? Bei Unternehmern ist die gültige USt-IdNr. entscheidend, bei Privatpersonen gelten häufig andere Regeln.
• EU oder Drittland? Innerhalb der EU gibt es eigene Verfahren, Drittländer wie die Schweiz, das Vereinigte Königreich oder die USA werden anders behandelt.

Aus diesen Antworten ergibt sich, welche der folgenden Konstellationen auf Sie zutrifft.

Dienstleistung an ein Unternehmen in der EU

Für die meisten Dienstleistungen an Unternehmen liegt der Leistungsort beim Empfänger. Sie stellen die Rechnung dann ohne deutsche Umsatzsteuer, und der Kunde berechnet die Steuer in seinem Land selbst. Das ist das Reverse-Charge-Verfahren. Auf der Rechnung gehören dazu:

• Ihre USt-IdNr. und die USt-IdNr. des Kunden
• der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ beziehungsweise „Reverse Charge“
• der Nettobetrag ohne Steuerausweis

Die Rechnung muss spätestens am 15. Tag des Monats nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden. Zusätzlich sind solche Leistungen in der Zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern anzugeben. Den Unterschied zwischen Steuernummer und USt-IdNr. erklärt der Ratgeber Steuernummer vs. USt-IdNr., die Gültigkeit einer Nummer prüfen Sie mit dem USt-ID-Prüfer.

Warenlieferung an ein Unternehmen in der EU

Liefern Sie Waren an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land, kann die Lieferung als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei sein. Nach den Hinweisen der IHK sind folgende Bedingungen zu erfüllen:

• Die Ware gelangt tatsächlich in einen anderen EU-Staat.
• Der Abnehmer ist Unternehmer und erwirbt die Ware für sein Unternehmen.
• Der Erwerb unterliegt im Zielland der Erwerbsbesteuerung.
• Der Abnehmer verwendet eine gültige USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaats. Seit 2020 ist das eine materielle Voraussetzung der Steuerfreiheit.
• Sie geben die Zusammenfassende Meldung ab.

Auf der Rechnung stehen der Hinweis auf die Steuerfreiheit sowie Ihre USt-IdNr. und die des Abnehmers. Die Rechnung ist ebenfalls bis zum 15. Tag des Folgemonats auszustellen. Prüfen Sie die Nummer vor der Lieferung, am besten über die qualifizierte Bestätigungsabfrage beim Bundeszentralamt für Steuern. Zum Testen Ihrer Prozesse eignet sich der Test-USt-IdNr.-Generator. Wie die Lieferung verbucht wird, zeigt die Seite Innergemeinschaftliche Lieferung buchen.

Nachweise bei EU-Lieferungen

Die Steuerfreiheit setzt Beleg- und Buchnachweis voraus. Als Belegnachweis dienen bei Beförderung durch Lieferer oder Abnehmer in der Regel das Rechnungsdoppel und eine Gelangensbestätigung des Kunden. Bei Versendung durch einen Dritten kommen alternative Versendungsbelege wie Frachtbriefe infrage. Seit 2020 gibt es zusätzlich eine gesetzliche Vermutungsregelung in § 17a UStDV, die die Finanzverwaltung widerlegen kann. Im Buchnachweis erfassen Sie unter anderem die USt-IdNr. des Abnehmers, Name und Anschrift, Menge, Datum, Entgelt und den Bestimmungsort.

Zusammenfassende Meldung

Innergemeinschaftliche Lieferungen müssen Sie zusätzlich zur Umsatzsteuer-Voranmeldung in der Zusammenfassenden Meldung erklären. Sie ist grundsätzlich bis zum 25. Tag des Folgemonats abzugeben und kann quartalsweise erfolgen, wenn die Umsätze in keinem der betreffenden Quartale 50.000 Euro übersteigen. Eine freiwillige monatliche Meldung ist zulässig. Dazu die Fristen der Umsatzsteuer-Voranmeldung im Blick behalten.

Privatkunden in der EU

Bei Verkäufen an Privatpersonen in anderen EU-Ländern gilt für Fernverkäufe und digitale Dienstleistungen grundsätzlich das Bestimmungslandprinzip: Die Umsatzsteuer des Landes Ihres Kunden wird fällig. Unter einer EU-weiten Bagatellgrenze von 10.000 Euro pro Jahr bleibt die deutsche Umsatzsteuer anwendbar. Darüber nutzen die meisten Unternehmen das One-Stop-Shop-Verfahren, siehe OSS-Verfahren.

Kunden im Drittland

Bei Lieferungen von Waren in ein Drittland kann eine steuerfreie Ausfuhrlieferung vorliegen. Zu den Drittländern zählen auch einzelne Gebiete, die politisch zur EU gehören, etwa die Kanarischen Inseln. Voraussetzung ist, dass die Ware tatsächlich in das Drittland gelangt; im Abholfall muss der Kunde außerdem ausländischer Abnehmer sein. Als Ausfuhrnachweis dient in der Regel der elektronische Ausgangsvermerk der Zollstelle (ATLAS), alternativ gibt es Alternativnachweise und weitere Belege. Zusätzlich benötigen Sie einen Buchnachweis. Auf der Rechnung steht kein Steuerausweis, dafür der Hinweis „steuerfreie Ausfuhrlieferung“. Da der Nachweis oft erst nach dem Verkauf vorliegt, stellen manche Unternehmen zunächst mit Umsatzsteuer in Rechnung und erstatten diese später. Ob das für Ihren Fall passt, klärt die Steuerberatung. Die Buchung zeigt die Seite Ausfuhrlieferung buchen.

Bei Dienstleistungen an Unternehmen im Drittland liegt der Leistungsort häufig ebenfalls beim Empfänger, sodass die Leistung in Deutschland nicht steuerbar ist. Hier stellen Sie netto in Rechnung und vermerken den Grund. Weil die Regeln nach Leistungsart und Land variieren, empfiehlt sich im Zweifel die Abstimmung mit der Steuerberatung. Weitere Fälle ohne Steuerausweis beschreibt der Ratgeber Rechnung ohne Umsatzsteuer.

Ein Rechenbeispiel

Fremdwährung und Rechnungssprache

Rechnen Sie in einer anderen Währung ab, bleibt der Betrag in dieser Währung gültig. Wird in der Rechnung jedoch Umsatzsteuer ausgewiesen, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben. Für die Umrechnung gelten die vom Bundesfinanzministerium monatlich veröffentlichten Umsatzsteuer-Umrechnungskurse; Tageskurse sind mit Zustimmung des Finanzamts möglich. Geben Sie den verwendeten Kurs auf der Rechnung an. Bei der Sprache ist Deutsch weiterhin die gängige und empfohlene Wahl; englische oder zweisprachige Rechnungen sind verbreitet. Die Finanzverwaltung hat Hinweise zu fremdsprachigen Angaben konkretisiert, im Zweifel ist eine zweisprachige Rechnung die sichere Lösung.

Häufige Fehler

• Die USt-IdNr. des Kunden fehlt oder wurde nicht geprüft.
• Der Hinweis auf Steuerfreiheit oder Steuerschuldnerschaft fehlt.
• Die Rechnungsfrist (15. des Folgemonats) wird verpasst.
• Die Zusammenfassende Meldung wird vergessen.
• Der Beleg- oder Ausfuhrnachweis fehlt, sodass die Steuerbefreiung versagt wird.
• Privatkunden werden wie Unternehmer behandelt.

Eine fehlerhafte Rechnung lässt sich über die Rechnungskorrektur berichtigen. Grundlagen zu den Pflichtangaben finden Sie im Glossar zu den Pflichtangaben einer Rechnung und im Ratgeber Rechnung schreiben.

Auslandsrechnungen automatisieren

Je mehr Auslandskunden Sie haben, desto wichtiger ist es, dass Kundenart, Land und USt-IdNr. sauber im Kundenstamm hinterlegt sind und Rechnungen daraus automatisch entstehen. Fakturia erstellt Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung und unterstützt dabei auch Reverse-Charge-Rechnungen ins EU-Ausland. Die Steuern ordnen Sie über Warengruppen zu. Mehr dazu unter E-Rechnung, ausprobieren können Sie es in der kostenlosen Sandbox oder mit einem Beratungsgespräch.