Wie bucht man eine PayPal-Zahlung?

Aktuelle PayPal-Gebühren 2026

Für inländische Zahlungen im Bereich „Waren und Dienstleistungen" berechnet PayPal Verkäufern in Deutschland eine Gebühr von 2,49 Prozent des Bruttobetrags zuzüglich einer festen Gebühr von 0,35 Euro pro Transaktion. Ab einem monatlichen Transaktionsvolumen von 2.500 Euro lassen sich vergünstigte Händlerkonditionen beantragen, die je nach Volumen niedriger ausfallen. Bei internationalen Zahlungen kommen je nach Käuferregion zusätzliche prozentuale Aufschläge hinzu.

Ein Rechenbeispiel

Wichtig dabei: Der Kunde zahlt weiterhin den vollen vereinbarten Rechnungsbetrag von 500,00 Euro brutto. Die Gebühr wird ausschließlich auf Verkäuferseite einbehalten, PayPal-Nutzungsbedingungen untersagen es, diese Gebühr gesondert an den Kunden weiterzugeben oder auf den Rechnungsbetrag aufzuschlagen.

Buchung der PayPal-Zahlung

Angenommen, dem Verkaufspreis liegt eine bereits gestellte Ausgangsrechnung über 500,00 Euro brutto (420,17 € netto zzgl. 19 % USt) zugrunde. Bei Zahlungseingang wird zunächst der volle Bruttobetrag auf ein PayPal-Durchlaufkonto gebucht, anschließend die einbehaltene Gebühr als gesonderter Aufwand erfasst:

Nach beiden Buchungen weist das PayPal-Konto den tatsächlich verfügbaren Betrag von 487,20 Euro aus, während gleichzeitig sowohl der volle Umsatz als auch die entstandene Gebühr korrekt und getrennt voneinander dokumentiert sind.

Vorsteuerabzug für die PayPal-Gebühr

Da PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. seinen Sitz in Luxemburg hat, wird die Gebühr in der Regel ohne deutschen Umsatzsteuerausweis in Rechnung gestellt. Für inländische Unternehmer greift stattdessen häufig das Reverse-Charge-Verfahren, bei dem die Umsatzsteuer auf die Gebühr selbst berechnet und im selben Schritt wieder als Vorsteuer abgezogen wird.

Automatischer Abgleich statt manueller Einzelbuchung

Bei einem hohen Transaktionsvolumen wird die manuelle Verbuchung jeder einzelnen PayPal-Gebühr schnell unpraktikabel. Ein Subscription-Management-System mit direkter PayPal-Anbindung gleicht Zahlungseingänge und einbehaltene Gebühren automatisiert ab, sodass die Trennung zwischen Bruttoumsatz und Gebührenaufwand nicht für jede einzelne Transaktion von Hand nachvollzogen werden muss.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.

Abgrenzung zur Kreditkartenzahlung

Die Buchungslogik ähnelt strukturell der bereits behandelten Kreditkartenzahlung: In beiden Fällen wird zunächst der Bruttobetrag auf ein Durchlaufkonto gebucht, bevor die einbehaltene Gebühr gesondert als Aufwand erfasst wird. Der wesentliche Unterschied liegt in der Gebührenstruktur selbst – während Kreditkartenprozessoren häufig rein prozentuale Sätze berechnen, kombiniert PayPal stets einen Prozentsatz mit einer festen Gebühr pro Transaktion, was sich besonders bei sehr kleinen Rechnungsbeträgen deutlich stärker auf die Marge auswirkt.