Die Kreditorenbuchhaltung erfasst und verwaltet alle Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber Lieferanten und Dienstleistern, also die Eingangsrechnungen.
Aufgaben
Zur Kreditorenbuchhaltung gehören der Eingang und die Prüfung von Rechnungen, die Kontierung, die Freigabe, die Zahlung und die Verbuchung von Zahlungen. Jeder Lieferant erhält ein Personenkonto, das alle Rechnungen und Zahlungen führt. Offene Verbindlichkeiten zeigt die Liste der offenen Posten.
Abgrenzung zur Debitorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung verwaltet die Forderungen gegenüber Kunden, die Kreditorenbuchhaltung die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Bei Abrechnungslösungen wie Fakturia geht es meist um die Debitorenseite. Die Kreditorenseite betrifft Eingangsrechnungen, etwa von Zahlungsdienstleistern oder Partnern.
Prüfung von Eingangsrechnungen
Vor Zahlung und Vorsteuerabzug ist zu prüfen, ob die Rechnung sachlich richtig ist und die Pflichtangaben enthält. Nur dann ist der Vorsteuerabzug unproblematisch. Eingehende E-Rechnungen müssen seit 2025 verarbeitet werden können, siehe E-Rechnungspflicht.
Zahlung und Skonto
Zahlungen werden nach Zahlungsziel und gegebenenfalls unter Nutzung von Skonto geplant. Der Zahlungslauf erfolgt häufig per SEPA-Überweisung oder Firmenlastschrift. Die Zahlungen werden mit dem Kontoauszug abgeglichen.
Typische Fehlerquellen
Häufige Probleme sind doppelt erfasste Rechnungen, falsche Kontierung, verpasste Zahlungsziele und fehlende Belege. Eine Prüfung auf doppelte Rechnungsnummern und ein klar geregelter Freigabeweg verringern das Risiko. Gerade bei steigendem Rechnungsvolumen lohnt sich ein digitaler Rechnungseingang, der Belege automatisch erfasst und den Prüfern zuordnet.
Praxistipps
- Legen Sie einen klaren Freigabeprozess fest.
- Nutzen Sie Skontofristen nur, wenn Liquidität und Ertrag passen.
- Stimmen Sie die Kreditorenliste regelmäßig mit dem Sachkonto ab.