Eine Sammelrechnung fasst mehrere Lieferungen, Leistungen oder Verträge eines Kunden in einer einzigen Rechnung zusammen, statt für jede Position eine eigene Rechnung zu stellen.
Wann eine Sammelrechnung sinnvoll ist
Hat ein Kunde mehrere Verträge oder Leistungen, vereinfacht eine Sammelrechnung den Ablauf für beide Seiten: weniger Belege, eine Zahlung, eine Buchung beim Kunden. Typisch sind Hosting-Pakete mit Zusatzdomains, mehrere Lizenzen oder monatliche Sammelabrechnungen im Systemhaus. Für manche Kunden ist dagegen eine eigene Rechnung je Vertrag besser, etwa bei getrennten Kostenstellen oder Ansprechpartnern.
Was die Rechnung enthalten muss
Auch eine Sammelrechnung muss alle Pflichtangaben enthalten. Besonders wichtig sind:
- Leistungszeitraum oder Leistungsdatum für alle Positionen, siehe Leistungszeitraum. Unterscheiden sich die Zeiträume, wird jede Position einzeln ausgewiesen.
- Entgelt und Steuersatz je Position beziehungsweise nach Steuersätzen getrennte Summen. Positionen mit 19 % und 7 % werden jeweils summiert.
- Eine Rechnungsnummer, siehe Rechnungsnummer.
Sammelrechnung und Zahlungsverkehr
Eine Zahlung deckt alle Positionen ab. Das erleichtert den Zahlungsabgleich, solange der Kunde den Gesamtbetrag überweist. Zahlt er nur Teile, muss die Zuordnung auf die Positionen klar nachvollziehbar sein. Bei Korrekturen einzelner Positionen hilft eine Gutschrift oder ein Storno.
Abgrenzung
Von der Sammelrechnung zu unterscheiden ist die Dauerrechnung, die sich auf eine wiederkehrende Leistung bezieht, und die Rechnung mit Abschlagszahlungen, siehe Abschlagsrechnung.
Sammelrechnungen mit Fakturia
Hat ein Kunde mehrere Verträge in Fakturia, werden die Leistungen aus allen Verträgen auf Wunsch auf einer einzigen Rechnung zusammengefasst. Alternativ lässt sich pro Vertrag eine eigene Rechnung erzeugen. Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen werden auf einer Rechnung zusammengefasst und die Summen pro Steuersatz ausgewiesen. Wie Sie das für Ihre Kundengruppen einstellen, besprechen Sie im Beratungsgespräch.