Wie bucht man einen Chargeback (Kreditkarten-Rückbuchung)?

Was ein Chargeback buchhalterisch bedeutet

Bei einem Chargeback fordert der Karteninhaber über seine Bank die Zahlung zurück, in der Regel bis zu 120 Tage nach der Transaktion. Der Zahlungsdienstleister bucht den Betrag sofort von Ihrem Guthaben ab und belastet Sie meist zusätzlich mit einer Bearbeitungsgebühr. Buchhalterisch ist zunächst entscheidend: Die Rechnung wurde gestellt und die Leistung erbracht, nur die Zahlung ist wieder weg. Die Forderung lebt also wieder auf, der Erlös bleibt vorerst bestehen.

Ein Rechenbeispiel

Ausgangslage: Zahlung, Gebühr und Auszahlung

Der ursprüngliche Zahlungseingang wird wie bei jeder Kartenzahlung über ein Verrechnungskonto des Zahlungsdienstleisters gebucht:

Schritt 1: Die Rückbuchung der Zahlung

Geht der Chargeback ein, wird die Zahlung storniert und die Forderung gegen den Kunden wieder eingebucht. Eine Erlösminderung findet an dieser Stelle noch nicht statt:

Schritt 2: Die Chargeback-Gebühr

Die Bearbeitungsgebühr des Zahlungsdienstleisters ist Aufwand und sollte getrennt von der normalen Transaktionsgebühr gebucht werden, damit sich die Kosten von Rückbuchungen später auswerten lassen:

Legen Sie dafür am besten ein eigenes Unterkonto oder eine eigene Kostenstelle an. Ob die ursprüngliche Transaktionsgebühr beim Chargeback erstattet wird, regelt der Zahlungsdienstleister unterschiedlich. Prüfen Sie das in der Abrechnung und buchen Sie nur, was tatsächlich zurückfließt.

Schritt 3: Wie der Fall ausgeht

Variante A: Sie widersprechen erfolgreich. Der Betrag wird dem Verrechnungskonto wieder gutgeschrieben, und die Forderung ist erneut beglichen. Das ist die Umkehrung von Schritt 1. Wird die Chargeback-Gebühr erstattet, wird auch sie zurückgebucht (Soll Verrechnungskonto, Haben Nebenkosten des Geldverkehrs).

Variante B: Der Chargeback bleibt bestehen und der Kunde zahlt auch nicht auf anderem Weg. Dann bleibt die Forderung offen. Wird sie nicht mehr eingehen, ist sie als Forderungsausfall abzuschreiben, mit Berichtigung der Umsatzsteuer, wenn die Voraussetzungen vorliegen. Das Vorgehen zeigt der Beitrag Forderungsausfall. Vorher sollten Sie die Forderung mahnen und prüfen, ob eine andere Zahlungsart möglich ist.

Variante C: Der Chargeback war berechtigt. Hat der Kunde zu Recht reklamiert, etwa weil die Leistung nicht erbracht wurde, wird die Rechnung per Storno oder Gutschrift korrigiert. Erst dann mindert sich der Erlös, und die Umsatzsteuer wird berichtigt.

Chargeback oder Rücklastschrift?

Die Buchungslogik ähnelt der Rücklastschrift: In beiden Fällen wird die Forderung wieder eingebucht. Beim Chargeback läuft das Geld jedoch über das Verrechnungskonto des Zahlungsdienstleisters, nicht über das Bankkonto, und die Frist, in der ein Karteninhaber widersprechen kann, ist länger als die Rückgabefrist bei der SEPA-Basislastschrift. Wie sich beide Zahlungsarten im Abo unterscheiden, zeigt der Ratgeber Zahlungsarten im Abo.

Chargebacks von Anfang an vermeiden

Die meisten Rückbuchungen lassen sich vermeiden: ein wiedererkennbarer Name auf dem Kontoauszug, Rechnungen per E-Mail, eine einfache Kündigungsmöglichkeit und ein erreichbarer Support. Kunden, die nicht kündigen können, rufen schneller die Bank an. Fakturia bietet dafür den Kündigungsbutton per Link, das Self-Service-Portal mit Rechnungsansicht und ein mehrstufiges Mahnwesen mit Zahlungsaufforderung per E-Mail.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Die genannten Gebühren sind Beispielwerte und hängen von Ihrem Zahlungsdienstleister ab. Die Bezeichnung des Verrechnungskontos ist frei wählbar, üblich sind eigene Unterkonten je Anbieter. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.