Ein Forderungsausfall liegt vor, wenn eine Forderung gegen einen Kunden nicht mehr eingezogen werden kann. Buchhalterisch wird sie dann wertberichtigt oder ausgebucht.
Zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen
Eine Forderung gilt als zweifelhaft, wenn mit einem Zahlungsausfall zu rechnen ist, etwa bei erfolglosen Mahnungen oder Zahlungsschwierigkeiten des Kunden. Uneinbringlich ist sie, wenn feststeht, dass sie nicht mehr bezahlt wird, zum Beispiel nach einer Insolvenz oder erfolgloser Zwangsvollstreckung.
Wertberichtigung
Zweifelhafte Forderungen werden zum Bilanzstichtag vorsichtig bewertet. Bei der Einzelwertberichtigung wird der voraussichtlich nicht eingehende Teil einer bestimmten Forderung abgeschrieben. Daneben ist eine pauschale Berücksichtigung des allgemeinen Ausfallrisikos möglich. Wie das im Einzelnen zu buchen und steuerlich zu behandeln ist, legen Sie mit Ihrem Steuerberater fest.
Ausbuchung
Steht der Ausfall fest, wird die Forderung ausgebucht und als Forderungsverlust erfasst. Im Kontenrahmen gibt es dafür eigene Konten. Der Debitor und die Offene-Posten-Liste werden bereinigt, siehe Debitorenbuchhaltung.
Umsatzsteuer
Ist eine Forderung uneinbringlich, ist die darin enthaltene Umsatzsteuer zu berichtigen (§ 17 UStG). Das mindert die Steuerschuld in dem Zeitraum, in dem die Uneinbringlichkeit eintritt, siehe Umsatzsteuer-Voranmeldung. Bei zweifelhaften Forderungen erfolgt die Korrektur erst mit dem endgültigen Ausfall. Der Empfänger muss seinen Vorsteuerabzug entsprechend korrigieren.
Vermeiden und begrenzen
Ausfälle lassen sich durch Bonitätsprüfung, ein konsequentes Dunning-Management und ein rechtzeitiges gerichtliches Mahnverfahren verringern. Beachten Sie die Verjährung.
Praxistipps
- Bewerten Sie offene Forderungen regelmäßig, nicht nur zum Jahresabschluss.
- Dokumentieren Sie Mahnungen und Beitreibungsversuche als Nachweis.
- Melden Sie Forderungen im Insolvenzverfahren fristgerecht an.