Der Rechnungsnummern-Generator hilft, ein Nummernschema zu entwerfen: Präfix, Jahr, Trennzeichen und Zähler lassen sich kombinieren, und Sie sehen sofort Beispiele samt Jahreswechsel. Zusätzlich prüft die Lückenprüfung eine Liste vorhandener Rechnungsnummern auf Lücken und doppelte Nummern. Alles läuft lokal in Ihrem Browser.
Was eine Rechnungsnummer leisten muss
Nach § 14 Abs. 4 UStG gehört zu den Pflichtangaben eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Die Nummer muss nicht lückenlos sein, aber eindeutig. Mehr zum Hintergrund steht im Glossar unter Rechnungsnummer und im Ratgeber Rechnungsnummer vergeben.
Bausteine eines Nummernschemas
- Präfix: kennzeichnet den Dokumenttyp oder Bereich, etwa RE für Rechnungen und GS für Gutschriften.
- Datumsteil: Jahr oder Jahr und Monat machen Nummern lesbar und erleichtern die Ablage.
- Zähler: eine fortlaufende Zahl mit fester Stellenzahl, damit Nummern sortierbar bleiben.
- Trennzeichen: Bindestrich, Schrägstrich oder Unterstrich. Prüfen Sie, welche Zeichen Ihre Software und die Empfänger verarbeiten können.
Neues Jahr, neuer Zähler?
Ob der Zähler jährlich neu beginnt, ist eine Gestaltungsfrage. Steht das Jahr in der Nummer, bleibt sie auch bei einem Neustart eindeutig. Fehlt es, müssen Sie den Zähler durchlaufen lassen. Der Generator zeigt die erste Nummer im Folgejahr für beide Fälle.
Lückenprüfung
Fügen Sie vorhandene Rechnungsnummern ein, eine pro Zeile. Der Rechner gruppiert sie nach Nummernkreis, nennt fehlende Nummern und markiert doppelt vergebene. Lücken sind nicht automatisch ein Fehler, sollten aber erklärbar sein, etwa durch Stornos oder nie versandte Entwürfe. Doppelte Nummern müssen Sie dagegen immer klären. Weitere Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit nennen die GoBD.
Eigene Kreise für Gutschriften
Gutschriften und Stornorechnungen können einen eigenen Nummernkreis haben oder im selben Kreis laufen. Wichtig ist, dass jede Nummer nur einmal vorkommt, siehe Gutschrift. Auch ein getrennter Kreis für Proforma-Rechnungen ist sinnvoll, damit der Kreis der echten Rechnungen nicht gestört wird.
Rechnungsnummern und Fakturia
Fakturia erstellt Rechnungen automatisch im Rechnungslauf, und Rechnungen lassen sich als E-Rechnung ausgeben, siehe E-Rechnungs-Erstellung. Wie Sie Ihr Nummernschema in Fakturia abbilden, besprechen Sie im Beratungsgespräch.