Der E-Rechnungs-Terminrechner zeigt, ab wann für Ihr Unternehmen die Pflicht zum Ausstellen strukturierter E-Rechnungen gilt. Entscheidend sind der Gesamtumsatz 2026, der Rechnungsempfänger, der Leistungszeitpunkt und der Kleinunternehmerstatus. Die Auswertung erfolgt vollständig lokal in Ihrem Browser.
Die Übergangsregeln im Überblick
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gilt eine gestaffelte Übergangsregelung. Bis 31. Dezember 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen im B2B-Bereich noch allgemein zulässig. Für Leistungen im Jahr 2027 dürfen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 € im Jahr 2026 diese Formate noch weiter nutzen, PDF mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Hintergründe stehen im Beitrag E-Rechnungspflicht 2027 und in der Checkliste zur Vorbereitung.
Welcher Umsatz zählt?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmens nach § 19 Abs. 2 UStG im Jahr 2026, nicht nur der B2B-Anteil im Inland. Er wird nach vereinnahmten Entgelten ohne Umsatzsteuer berechnet und kann von den Zahlen in der Buchhaltung oder im Jahresabschluss abweichen. Wer sich nahe an der Grenze befindet, sollte den Wert mit der Steuerberatung abstimmen. Zuletzt hat das BMF in einem Schreiben vom 15. Oktober 2026 weitere Klarstellungen veröffentlicht, ohne die Fristen zu verlängern, siehe BMF-Schreiben zur E-Rechnung.
Wer von der Pflicht ausgenommen ist
Keine Pflicht zur strukturierten E-Rechnung besteht bei Rechnungen an Privatpersonen. Kleinunternehmer sind vom Versand befreit, müssen aber E-Rechnungen empfangen können, mehr dazu im Ratgeber Kleinunternehmerregelung und Rechnung und im Kleinunternehmer-Grenzenrechner. Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto. Weitere Ausnahmen gelten unter anderem für Fahrausweise.
Welche Formate zulässig sind
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung erlaubt. In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD relevant. Ein reines PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht.
E-Rechnungen mit Fakturia erstellen
Fakturia erstellt E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung, auch für Reverse-Charge-Rechnungen ins EU-Ausland. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung. Wie die Umstellung in Ihrem Unternehmen aussehen kann, besprechen Sie im Beratungsgespräch.
Beispiel aus der Praxis
Ein SaaS-Anbieter hat 2026 einen Gesamtumsatz von 650.000 € erzielt und rechnet ausschließlich mit Geschäftskunden ab. Für Leistungen im Jahr 2027 darf er noch Papier- oder PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers verwenden. Ab dem 1. Januar 2028 muss er strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Liegt der Umsatz 2026 dagegen bei 900.000 €, gilt die Pflicht bereits ab dem 1. Januar 2027. Wer im Jahr 2026 knapp unter oder über der Grenze liegt, sollte den Wert frühzeitig feststellen, damit die Umstellung rechtzeitig geplant werden kann.