Die Fristen der E-Rechnungspflicht sind bekannt, die Umsetzung im Alltag ist die eigentliche Aufgabe. Dieser Ratgeber zeigt Schritt für Schritt, wie Sie das passende Format wählen, E-Rechnungen versenden und empfangen, Fehler korrigieren und sie GoBD-konform archivieren.
E-Rechnung in der Praxis: Worum es geht
Die Fristen der E-Rechnungspflicht sind in unserer News zur Übergangsfrist beschrieben. Dieser Ratgeber beantwortet die praktische Frage: Wie setzen Sie die E-Rechnung im Alltag um, vom Format über den Versand bis zu Empfang, Korrektur und Archivierung? Er richtet sich vor allem an Unternehmen mit wiederkehrenden Rechnungen, etwa im Abo-Geschäft, bei denen jede Schwäche im Prozess hundertfach auftritt.
Eine Kurzfassung der Pflicht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Wer 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro hatte, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Mehr zur Einordnung im Glossar unter E-Rechnungspflicht. Klären Sie Ihre persönliche Situation mit Ihrem Steuerberater.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Eine PDF-Datei, die Sie per E-Mail versenden, ist keine E-Rechnung. Sie gilt als sonstige Rechnung, ebenso wie eine Papierrechnung.
Zwei Formate sind in Deutschland verbreitet:
- XRechnung: eine reine XML-Datei, die für Menschen nicht ohne Weiteres lesbar ist. Sie ist der Standard für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und kann auch im B2B-Geschäft genutzt werden.
- ZUGFeRD: ein hybrides Format aus einem PDF zur Ansicht und einer eingebetteten XML-Datei mit den Rechnungsdaten. Es lässt sich für Menschen lesen und von Software verarbeiten.
Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist der strukturierte Teil maßgeblich. Weichen PDF-Ansicht und eingebettete XML-Daten voneinander ab, gelten nach den Grundsätzen der Finanzverwaltung die strukturierten Daten. Prüfen Sie außerdem, ob das verwendete ZUGFeRD-Profil der EN 16931 entspricht. Schlanke Profile wie „Minimum“ enthalten nicht alle erforderlichen Angaben und genügen nicht.
Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil
Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG sollen im maschinenlesbaren Teil der E-Rechnung stehen. Ein bloßer Verweis auf einen PDF-Anhang oder einen Vertrag genügt dafür grundsätzlich nicht. Das hat das Bundesfinanzministerium in seinen Schreiben klargestellt. Details finden Sie bei den Pflichtangaben einer Rechnung.
Schritt 1: Prüfen, ob eine E-Rechnung nötig ist
Die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, wenn die Leistung im Inland steuerbar ist. Keine E-Rechnung ist erforderlich bei:
- Rechnungen an Verbraucher (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweisen
- Rechnungen von Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung anwenden. Sie dürfen aber freiwillig E-Rechnungen ausstellen.
- Rechnungen an ausländische Empfänger, hier gelten die Regeln des Zielstaates, siehe Rechnung ins Ausland
Wer sowohl Verbraucher als auch Unternehmer beliefert, muss den Unternehmerstatus des Kunden kennen. Nach den Aussagen der Finanzverwaltung genügt es im Massengeschäft, ihn bei Vertragsbeginn und bei wesentlichen Änderungen zu klären. Erfassen Sie deshalb im Kundenstamm, ob ein Kunde Unternehmer ist.
Schritt 2: Das richtige Format wählen
Die Wahl hängt vom Empfänger ab. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung und eine Leitweg-ID als Routing-Kennung. Im B2B-Geschäft akzeptieren die meisten Empfänger ZUGFeRD oder XRechnung. Im Zweifel hilft eine kurze Abstimmung mit wichtigen Kunden. Empfänger sollten ihre bevorzugte Adresse für den E-Rechnungsempfang nennen können.
Schritt 3: Versand
E-Rechnungen werden meist per E-Mail versendet. Alternativ nutzen große Kunden und Behörden Portale und Netzwerke wie Peppol. Wichtig ist, dass der Empfänger die Rechnung technisch verarbeiten kann. Ein Versand per E-Mail mit ZUGFeRD-Datei als Anhang reicht für viele Fälle aus. Dokumentieren Sie den Versandweg, damit Sie den Zugang später nachweisen können.
Schritt 4: Empfang und Prüfung
Auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen müssen: Empfangen müssen Sie sie bereits. Richten Sie dafür eine zentrale E-Mail-Adresse ein, die Eingänge zuverlässig erfasst, und stellen Sie sicher, dass die Datei im Original abgelegt wird. Für Ihren Steuerberater ist ein Archiv der Originaldateien nötig, nicht nur ein Ausdruck.
Technische Validierungsfehler bedeuten nicht in jedem Fall, dass die Rechnung steuerlich unwirksam ist. Entscheidend ist, ob die gesetzlichen Pflichtangaben vollständig und zutreffend vorhanden sind. Lehnen Sie eingehende Rechnungen deshalb nicht pauschal wegen einer technischen Fehlermeldung ab, sondern prüfen Sie den Fall. Mehr zur Prüfung eingehender Rechnungen steht in der News zur digitalen Rechnungsprüfung.
Schritt 5: Korrekturen und Stornos
Eine Korrektur per Hand, etwa durch handschriftliche Änderungen, ist bei E-Rechnungen nicht möglich. Stattdessen erstellen Sie eine Gutschrift oder eine Stornorechnung mit eindeutigem Bezug zur ursprünglichen Rechnung und stellen danach bei Bedarf eine neue Rechnung aus. Ihr System muss das sauber abbilden. Siehe Rechnungskorrektur und Storno und Gutschrift oder Rechnungskorrektur.
Schritt 6: Archivierung
E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren, unveränderbar und maschinell auswertbar. Seit 2025 beträgt die Frist für Rechnungen acht Jahre, siehe Aufbewahrungsfristen. Ein PDF-Abbild ersetzt die strukturierte Datei nicht. Beachten Sie die GoBD und prüfen Sie, ob Ihr Archiv diese Anforderungen erfüllt. Weitere Hinweise liefert der Ratgeber zur GoBD-konformen Aufbewahrung.
Besonderheiten bei Abo- und Dauerrechnungen
- Massenversand: Bei vielen Rechnungen pro Lauf zählt die Zuverlässigkeit. Fehler in Stammdaten wiederholen sich in jeder Rechnung. Prüfen Sie Steuersatz, Anschrift und Kennungen im Kundenstamm, bevor der Rechnungslauf startet.
- Rabatte und Entgeltminderungen: Sind sie vorab vereinbart, aber noch nicht beziffert, genügt nach den Aussagen der Finanzverwaltung unter Voraussetzungen ein allgemeiner Hinweis auf die Vereinbarung. Sie muss aber aufbewahrt werden und kurzfristig prüfbar sein.
- Mehrere Steuersätze: Die E-Rechnung muss Entgelt und Steuer je Steuersatz ausweisen. Das gilt auch beim Reverse-Charge-Verfahren.
- Leistungszeitraum: Geben Sie bei zeitraumbezogenen Leistungen den Leistungszeitraum an.
Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
- Nur das PDF verschickt: Wird bei ZUGFeRD versehentlich nur die PDF-Ansicht ohne eingebettete XML-Daten ausgegeben, liegt keine E-Rechnung vor. Prüfen Sie die erzeugte Datei mit einem Viewer oder Validator.
- Daten im Anhang statt im strukturierten Teil: Leistungsbeschreibung, Mengen und Preise gehören in die Rechnungsdaten. Ein PDF-Anhang darf ergänzen, aber nicht ersetzen.
- Falsche oder fehlende Stammdaten: Fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ein veralteter Steuersatz oder eine unvollständige Anschrift führen in jeder Rechnung des Laufs zum gleichen Fehler. Siehe USt-IdNr..
- Überschreiben statt Stornieren: Eine bereits versandte Rechnung wird nicht verändert. Das gilt für alle Rechnungen und besonders für E-Rechnungen.
- Kein Konzept für den Eingang: Rechnungen landen im privaten Postfach einer Person und gehen bei Abwesenheit oder Wechsel verloren. Nutzen Sie eine zentrale Adresse.
Rundungen und Beträge in der E-Rechnung
Eine E-Rechnung enthält die Beträge als Datenfelder. Das macht Rechenfehler sichtbar: Summen von Positionen, Steuerbeträge je Steuersatz und Gesamtbetrag müssen zueinander passen. Ein häufiger Auslöser für Abweichungen sind Rundungen, siehe Rundungsdifferenzen beim FiBu-Export. Legen Sie fest, ob Ihr System die Steuer auf die Summe je Steuersatz berechnet, und testen Sie Rechnungen mit vielen kleinen Positionen.
Checkliste
- Prüfen Sie Ihren Gesamtumsatz 2026 und damit, ob die Ausstellungspflicht 2027 oder 2028 beginnt.
- Kennzeichnen Sie im Kundenstamm, ob ein Kunde Unternehmer ist.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Rechnungssystem XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931 erzeugt.
- Testen Sie die Ausgabe mit einem Validator und mit einem Empfänger.
- Richten Sie ein Eingangspostfach für E-Rechnungen ein.
- Legen Sie fest, wie Korrekturen als Gutschrift mit Bezug erfolgen.
- Sichern Sie eine unveränderbare Archivierung der Originaldateien.
- Schulen Sie Buchhaltung und Vertrieb zu den neuen Abläufen.
E-Rechnung mit Fakturia
Fakturia unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung, auch bei Reverse Charge. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite zur E-Rechnungs-Erstellung und im Überblick E-Rechnung, ZUGFeRD und XRechnung. Sie können Fakturia im Testmandanten ausprobieren oder ein Beratungsgespräch vereinbaren.
Fazit
Die E-Rechnung ist weniger ein Formatproblem als ein Prozessthema: Stammdaten, Versand, Empfang, Korrektur und Archiv müssen zusammenpassen. Wer früh testet, vermeidet Probleme bei den ersten Rechnungsläufen nach dem Stichtag. Prüfen Sie Ihre Einordnung mit Ihrem Steuerberater und beziehen Sie Ihren Softwareanbieter frühzeitig ein.