Abrechnung für Maschinenbau

Vom Verkauf zum Service-Modell

Beim Equipment-as-a-Service mieten Kunden Maschinen, statt sie zu kaufen. Der Hersteller bleibt Eigentümer, übernimmt oft Wartung und Verfügbarkeit und erhält dafür regelmäßige Zahlungen. Dieses Modell eröffnet Kunden einen niedrigeren Einstieg und gibt Herstellern planbare Erlöse. Es setzt aber voraus, dass Verträge, Preise und Rechnungen über viele Jahre sauber verwaltet werden. Die Grundidee beschreibt Subscription-Management.

Pauschalen, Nutzung und Wartung

Viele Verträge kombinieren drei Bestandteile: eine feste Grundgebühr für die Bereitstellung, eine Wartungspauschale und gegebenenfalls variable Anteile für tatsächliche Nutzung. Pauschalpreise je Zeitraum bildet Fakturia direkt ab. Verbräuche wie Betriebsstunden oder Stückzahlen erfasst dagegen Ihr eigenes System, etwa eine IoT-Plattform, und meldet sie am Periodenende per API als Leistung. Fakturia übernimmt sie im nächsten Rechnungslauf. Zu den Modellen siehe verbrauchsabhängige Abrechnung.

Lange Laufzeiten und Preisanpassungen

Mietverträge für Maschinen laufen oft mehrere Jahre. Künftige Preisänderungen am Artikel lassen sich in Fakturia vorab erfassen. Daneben sind in B2B-Verträgen Preisanpassungsklauseln üblich, etwa mit Bezug auf einen Index. Sie müssen vertraglich vereinbart und AGB-rechtlich wirksam sein, was juristisch geprüft werden sollte. Bei unveränderten Beträgen kommt auch eine Dauerrechnung in Frage, bei wechselnden Anteilen ist die wiederkehrende Einzelrechnung flexibler.

Bilanzielle Besonderheiten

Je nach Vertragsgestaltung kann ein Mietmodell bilanziell als Vermietung oder als Finanzierungsgeschäft zu beurteilen sein. Das beeinflusst, wie Erlöse erfasst werden. Zahlen Kunden im Voraus, müssen sie über die Laufzeit verteilt werden, siehe passive Rechnungsabgrenzung. Fakturia grenzt auf Monatsbasis ab und stellt die Buchungssätze im Export bereit. Welche Behandlung für Ihr Modell gilt, klärt die Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung.

Umsatzsteuer im Auslandsgeschäft

Maschinenbauer arbeiten häufig international. Bei Mietleistungen an Unternehmen im EU-Ausland gelten besondere Regeln zum Leistungsort, die zu Reverse Charge führen können. Fakturia unterstützt Rechnungen mit Reverse Charge ins EU-Ausland. Bei Kunden außerhalb der EU hängt die Behandlung von Land und Leistungsart ab und gehört in die Hände der Steuerberatung.

Servicenachweise und Dokumente

Wartungs- und Serviceeinsätze erzeugen Dokumente wie Einsatzberichte. Fakturia erlaubt, solche Dokumente am Vertrag abzulegen und beim nächsten Rechnungslauf per E-Mail an den Kunden zu senden. Das schafft Transparenz bei der Abrechnung.

Prognose und Kennzahlen

Bei langen Vertragslaufzeiten zählt die Frage, mit welchen Umsätzen in den nächsten Monaten zu rechnen ist. Fakturia liefert dazu eine Umsatzprognose als Report, außerdem Auswertungen zu MRR, ARR und Churn. Gerade bei Geschäftskunden ist die E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung relevant. Ihr Abrechnungsmodell können Sie in der kostenlosen Sandbox testen.