Abrechnung für Systemhäuser & IT-Dienstleister

Vom Projektgeschäft zum Abo-Geschäft

Ein Systemhaus mit vielen Bestandskunden hat einen großen Hebel: Aus einmaligen Projekten werden wiederkehrende Verträge für Lizenzen, Betrieb und Support. Das schafft planbare Umsätze, verlangt aber auch eine Abrechnung, die mit vielen Verträgen, Positionen und Änderungen zurechtkommt. Die Grundlagen beschreibt der Beitrag Subscription-Management.

Lizenz-Reselling richtig abrechnen

Beim Weiterverkauf von Software-Lizenzen kaufen Sie zu Herstellerkonditionen ein und berechnen an Endkunden mit Aufschlag weiter. Typische Herausforderungen sind schwankende Nutzerzahlen, unterschiedliche Laufzeiten und Preisänderungen der Hersteller. Ändert sich ein Artikelpreis, erben Verträge ohne Sonderpreis die Änderung in Fakturia automatisch. Eine künftige Preisänderung lässt sich vorab erfassen. Soll der Preis für Bestandskunden gleich bleiben, braucht es Sonderpreise pro Vertrag oder einen neuen Artikel. Preisanpassungen in laufenden Verträgen benötigen zudem eine wirksame vertragliche Grundlage, siehe Preisbestandsschutz.

Service-Pauschalen und Mengenänderungen

Managed-Services-Verträge werden häufig je Nutzer, Arbeitsplatz oder Gerät berechnet. Ändert sich die Anzahl der gebuchten Services, erfolgt die Berechnung tagesgenau. Die Verträge selbst erfassen Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist. Für gleichbleibende Beträge kann auch eine Dauerrechnung in Frage kommen, bei wechselnden Mengen ist wiederkehrende Einzelabrechnung die flexiblere Lösung.

Stundenleistungen und Leistungsnachweise

Neben Pauschalen fallen Einzelleistungen an, etwa Schulungen, Migrationen oder Support nach Aufwand. In Fakturia werden sie als Leistung vorerfasst und beim nächsten Rechnungslauf auf die Rechnung übernommen. Dabei kann der Preis frei überschrieben und ein frühester Abrechnungszeitpunkt festgelegt werden. Nachweise wie Leistungsnachweise lassen sich als Dokument hochladen und beim Rechnungslauf mitsenden.

Umsatzsteuer beim Einkauf und Verkauf

Beziehen Sie Software oder Cloud-Leistungen von Herstellern aus dem Ausland, kann auf der Einkaufsseite das Reverse-Charge-Verfahren greifen, bei dem Sie die Steuer als Leistungsempfänger schulden. Auf der Verkaufsseite hängt die Behandlung davon ab, wo Ihr Kunde sitzt und ob er Unternehmer ist. Fakturia unterstützt Rechnungen mit Reverse Charge ins EU-Ausland. Die korrekten Steuersätze ordnen Sie über Warengruppen zu.

E-Rechnung bei Geschäftskunden

Ihre Kunden sind überwiegend Unternehmen, für die die E-Rechnungspflicht gilt. Fakturia erstellt Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Zu den Fristen siehe E-Rechnungspflicht 2027.

Buchhaltung, Auswertungen und Provisionen

Über die DATEV-Schnittstelle übermittelt Fakturia fertige Buchungssätze samt Belegbildern, auch mit Rechnungsabgrenzung. Reports liefern Kundenlisten, Neuverträge und Kündigungen, MRR/ARR und eine Umsatzprognose. Arbeiten Sie mit Vertriebspartnern, erstellt Fakturia automatisch Abrechnungsgutschriften für Lifetime-Provisionen, siehe Lifetime-Provision.

Partnerprogramm für IT-Dienstleister

IT-Dienstleister haben Zugang zu Unternehmen, die ihre Abrechnung automatisieren möchten. Deshalb bietet Fakturia ein Partnerprogramm an. Zum Ausprobieren eignet sich die kostenlosen Sandbox.