Abrechnung für Webhosting-Anbieter

Warum Webhosting besonders abrechnungsintensiv ist

Ein Hosting-Anbieter verwaltet oft zehntausende Verträge mit kleinen Beträgen. Jeder Vertrag hat eigene Laufzeiten, Zahlungsarten und Zusatzprodukte. Fehler bei Rechnungsstellung oder Zahlungseinzug fallen deshalb nicht einzeln auf, sondern summieren sich. Eine saubere Grundlage bietet Subscription-Management mit Recurring Billing, bei dem Rechnungen zum jeweiligen Abrechnungsstichtag automatisch entstehen.

Pakete, Domains und Zusatzdienste

Hosting-Pakete werden meist als Pauschalpreis je Monat oder Jahr berechnet. Domains haben häufig einen anderen Rhythmus als das Paket, etwa eine jährliche Verlängerung. Dazu kommen Zusatzprodukte wie SSL-Zertifikate, Backups oder zusätzliche Postfächer. Wenn Kunden mitten im Zeitraum ein größeres Paket oder zusätzliche Dienste buchen, muss die Abrechnung anteilig erfolgen. Fakturia unterstützt den tagesgenauen Wechsel in neue Tarife und die Änderung der Anzahl gebuchter Services.

Verbrauch und Kontingente

Bei Traffic, Speicherplatz oder E-Mail-Volumen sind verbrauchsabhängige Anteile verbreitet. Ein Verbrauchs-Tracking ist in Fakturia derzeit nicht vorgesehen. Die Verbräuche und eventuelle Inklusivkontingente erfasst deshalb Ihre eigene Plattform und meldet die über das Kontingent hinausgehenden Mengen am Periodenende per API als Leistung. Dabei ist wichtig, dass alle Leistungen vor dem Rechnungslauf vollständig erfasst sind. Eine Übersicht über die Modelle gibt der Ratgeber zur verbrauchsabhängigen Abrechnung.

Umsatzsteuer: Kunden in der ganzen EU

Hosting ist eine elektronisch erbrachte sonstige Leistung. Bei Unternehmenskunden in anderen EU-Ländern liegt der Leistungsort in der Regel beim Empfänger, die Rechnung wird dann ohne deutsche Umsatzsteuer gestellt und enthält den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Empfängers, siehe Reverse-Charge-Verfahren. Fakturia unterstützt Rechnungen mit Reverse Charge ins EU-Ausland. Für Verbraucher in anderen EU-Ländern greift das OSS-Verfahren. Die Gültigkeit einer Nummer prüfen Sie mit dem USt-ID-Prüfer.

Verbraucher: Kündigung und Laufzeit

Verkaufen Sie auch an Verbraucher, greifen der Kündigungsbutton und die Regeln zur automatischen Vertragsverlängerung. Der Kündigungsbutton lässt sich in Fakturia per Link in die eigene Webseite einbauen. Weitere Hinweise zu Vertragsbedingungen gibt der Ratgeber AGB für Online-Abonnements.

Zahlungsausfälle und Rücklastschriften

Bei vielen kleinen Beträgen gehören Rücklastschriften zum Alltag. Fakturia erkennt sie über den Kontenabgleich per finAPI, informiert den Kunden und berechnet eine frei definierbare Rücklastschrift-Gebühr. Als Folgeaktion lässt sich der Kunde auf Überweisung umstellen oder der Vertrag pausieren. Das ergänzt das mehrstufige Mahnwesen. Strategien dazu beschreibt der Ratgeber zu Zahlungsausfällen im Abo-Geschäft.

Anbindung an Provisionierung und Kundenportal

Wird ein Vertrag aktiv, pausiert oder gekündigt, muss die Hosting-Plattform davon erfahren. Dafür informieren Webhooks Ihre Systeme über wichtige Ereignisse, und die REST-API erlaubt den Zugriff auf Kunden, Verträge und Artikel. Mit dem Self-Service-Portal können Kunden Rechnungen abrufen, Kreditkartendaten ändern oder Tarife wechseln.

Datenschutz

Hosting-Anbieter verarbeiten selbst personenbezogene Daten im Auftrag ihrer Kunden und schließen dafür Verträge zur Auftragsverarbeitung. Bei der Wahl Ihrer Abrechnungssoftware zählen deshalb Serverstandort und AV-Vertrag. Fakturia läuft ausschließlich auf Servern in Deutschland, schließt einen AV-Vertrag ab und bietet Zwei-Faktor-Authentifizierung. Testen können Sie in der kostenlosen Sandbox.