Abrechnung für Studios & Vereine

Mitgliedschaften als wiederkehrendes Geschäft

In einem Studio oder Verein hängt die Planbarkeit vollständig an den laufenden Beiträgen. Jedes Mitglied hat einen Vertrag mit Laufzeit, Tarif und Zahlungsart. Wenn dabei Rechnungen und Lastschriften von Hand vorbereitet werden, entsteht schnell ein hoher Aufwand. Mit Recurring Billing und Recurring Payment läuft der Prozess automatisch.

Lastschrift über die eigene Hausbank

Bei kleinen Monatsbeiträgen wirken Gebühren der Zahlungsanbieter stark auf die Marge. Fakturia kann Lastschriften deshalb auch direkt über die Hausbank einreichen, was meist günstiger ist als die Abwicklung über einen Bezahlanbieter. Voraussetzungen sind ein gültiges SEPA-Mandat, eine Gläubiger-Identifikationsnummer und die rechtzeitige Vorabankündigung. Grundlagen zur SEPA-Lastschrift finden Sie im Glossar.

Rücklastschriften automatisch behandeln

Über den Kontenabgleich per finAPI erkennt Fakturia Rücklastschriften und reagiert automatisch: Das Mitglied erhält eine Infomail, und eine frei definierbare Rücklastschrift-Gebühr wird berechnet. Als Folgeaktion lässt sich das Mitglied auf Überweisung umstellen oder der Vertrag pausieren. Die Gebühr sollte angemessen sein und den tatsächlich entstandenen Aufwand nicht deutlich übersteigen. Ergänzend läuft das mehrstufige Mahnwesen.

Besonderheit: Verbrauchervertragsrecht

Mitgliedschaften in Fitnessstudios sind Verbraucherverträge, für die enge Vorgaben gelten. Nach Angaben der Verbraucherzentrale ist eine Erstlaufzeit von 24 Monaten zulässig. Bei Verträgen, die seit dem 1. März 2022 geschlossen wurden, darf sich der Vertrag nur auf unbestimmte Zeit verlängern, mit einer Kündigungsfrist von höchstens einem Monat, siehe Automatische Vertragsverlängerung. Wer Verträge online anbietet, muss zudem den Kündigungsbutton bereitstellen. In Fakturia lässt er sich per Link in die eigene Webseite einbauen.

Preiserhöhungen und Sonderkündigungsrechte

Eine Beitragserhöhung während der Laufzeit ist nur mit wirksamer Preisanpassungsklausel oder Zustimmung des Mitglieds möglich. Viele Klauseln halten einer Prüfung nicht stand. Darüber hinaus bestehen Sonderkündigungsrechte, etwa bei dauerhafter Erkrankung mit ärztlicher Bescheinigung. Ein Umzug allein ist nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs regelmäßig kein wichtiger Grund. Lassen Sie Vertragsbedingungen und Klauseln juristisch prüfen. Hinweise gibt auch der Ratgeber AGB für Online-Abonnements.

Umsatzsteuer bei Studios und Vereinen

Fitnessstudios sind als gewerbliche Anbieter in der Regel umsatzsteuerpflichtig. Bei Vereinen hängt die Behandlung davon ab, ob es sich um echte Mitgliedsbeiträge handelt oder um ein Entgelt für konkrete Leistungen wie Kurse oder Personal Training. Die Einordnung sollte mit der Steuerberatung abgestimmt werden. In Fakturia ordnen Sie Artikel passenden Warengruppen zu, damit die richtige Steuer berechnet wird.

Weniger Verwaltungsaufwand im Studioalltag

Über das Self-Service-Portal können Mitglieder Stammdaten ändern, Rechnungen laden und Kreditkartendaten hinterlegen. Das entlastet den Empfang. Wie sich Ihre Beitragsmodelle abbilden lassen, probieren Sie in der kostenlosen Sandbox aus oder besprechen es in einem Beratungsgespräch.