Gebäudetechnik und Facility Services leben von langfristigen Wartungs- und Rahmenverträgen. Pauschalen, Zusatzeinsätze und Nachweise müssen sauber zusammenkommen, oft für viele Objekte und Kunden mit individuellen Konditionen.
Typische Use-Cases
Wartungspauschalen
Regelmäßige Wartung als feste Pauschale pro Monat, Quartal oder Jahr.
Einsätze nach Aufwand
Zusatzstunden und Ersatzteile aus Ihrem Einsatzsystem werden als Leistung erfasst und berechnet.
Servicenachweise
Prüfberichte und Einsatznachweise am Vertrag ablegen und mit der Rechnung versenden.
Mehrere Objekte
Sonderpreise und Rabatte pro Vertrag für Hausverwaltungen und Industriekunden.
E-Rechnung
Rechnungen in ZUGFeRD und XRechnung für Geschäftskunden und öffentliche Auftraggeber.
Planbare Umsätze
Umsatzprognose und MRR-Auswertung aus laufenden Wartungsverträgen.
Wartung als Geschäftsmodell
Anbieter von Gebäudetechnik und Facility Services betreuen Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen, Aufzüge, Brandschutz, Reinigung oder Hausmeisterdienste. Typisch sind Rahmen- und Wartungsverträge mit festen Pauschalen und mehrjähriger Laufzeit, ergänzt um Einsätze nach Aufwand. Das schafft planbare Umsätze, verlangt aber saubere Vertragsverwaltung und Nachweise für den Kunden. Die Idee dahinter erklärt Subscription-Management.
Pauschale und Einsatz nach Aufwand
Die Wartungspauschale legen Sie als wiederkehrenden Artikel mit festem Preis pro Monat, Quartal oder Jahr an. Außerplanmäßige Einsätze, Ersatzteile oder Zusatzstunden erfassen Sie als Leistung, in der Oberfläche oder per API aus Ihrem Einsatz- oder Zeiterfassungssystem. Fakturia nimmt sie beim nächsten Rechnungslauf mit auf die Rechnung, den Preis können Sie dabei frei überschreiben. Eine eigene Zeiterfassung bietet Fakturia nicht, die Stunden meldet Ihr System. Mehr zum Prinzip: verbrauchsabhängige Abrechnung.
Servicenachweise und Dokumente
Wartungsprotokolle, Prüfberichte oder Einsatznachweise gehören oft zur Abrechnung. In Fakturia lassen sich Dokumente am Vertrag oder an der Leistung hinterlegen und beim nächsten Rechnungslauf per E-Mail an den Kunden senden. Das erhöht die Transparenz und verringert Rückfragen.
Sonderpreise, Objekte und Preisanpassungen
Hausverwaltungen und Industriekunden haben mehrere Objekte mit individuellen Konditionen. Sonderpreise und Rabatte lassen sich pro Vertrag hinterlegen. Beachten Sie bei Preisänderungen: Verträge ohne Sonderpreis übernehmen Änderungen am Artikelpreis automatisch. Bei langen Laufzeiten sind Preisgleitklauseln üblich, sie müssen vertraglich vereinbart und rechtlich wirksam sein, siehe Grandfathering. Künftige Preisänderungen am Artikel können Sie vorab erfassen.
Umsatzsteuer: Bauleistungen und Gebäudereinigung
Bei Leistungen an andere Unternehmen kann die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger übergehen, etwa bei Bauleistungen oder Gebäudereinigung (§ 13b UStG). Die Voraussetzungen sind eng und hängen von Leistungsart und Kunde ab, siehe Reverse-Charge-Verfahren. Lassen Sie die Einordnung Ihrer Leistungen steuerlich prüfen. Fakturia unterstützt Reverse-Charge-Rechnungen innerhalb der EU. Ob Ihr Inlandsfall abbildbar ist, klären Sie am besten im Beratungsgespräch.
Öffentliche Auftraggeber und E-Rechnung
Facility Services arbeiten oft für Kommunen, Wohnungsgesellschaften und Konzerne. Für Rechnungen an die öffentliche Hand ist die E-Rechnung relevant, Fakturia erzeugt ZUGFeRD und XRechnung. Informationen zu den Fristen: E-Rechnungspflicht 2027.
Buchhaltung und Prognose
Bei jährlich im Voraus berechneten Wartungsverträgen muss der Ertrag über die Laufzeit verteilt werden, siehe passive Rechnungsabgrenzung. Fakturia grenzt auf Monatsbasis ab und liefert Buchungssätze an DATEV. Die Umsatzprognose zeigt, mit welchen Erlösen aus laufenden Verträgen zu rechnen ist. Probieren Sie Ihr Modell in der kostenlosen Sandbox aus.
Passende Fakturia-Funktionen
🔄 Recurring Billing
Wiederkehrende Rechnungen werden automatisch zu jedem Abrechnungsstichtag erzeugt – monatlich, jährlich oder individuel…
📄 Automatischer Rechnungsversand
Rechnungen werden vollautomatisch zum richtigen Zeitpunkt erstellt und versendet – ohne manuellen Eingriff, mit allen P…
🔗 REST-API
Vollständiger programmatischer Zugriff auf Kunden, Verträge, Artikel und mehr für individuelle Integrationen.
📊 Passive Rechnungsabgrenzung
Automatische Bildung und Auflösung von Abgrenzungsposten für periodengerechte Buchhaltung.
🧾 E-Rechnung (ZUGFeRD & XRechnung)
Automatische Erstellung rechtskonformer E-Rechnungen in beiden gängigen Formaten.
📈 Reports & Exporte
Umfangreiche Auswertungen zu MRR, Churn und Zahlungsverhalten für fundierte Entscheidungen.
🏛️ Buchhaltungsexport-Schnittstelle
Direkte Übergabe aller Buchungsdaten an DATEV Unternehmen online – ohne manuellen Export.