Abrechnung für Sicherheitstechnik & Alarmanlagen

Vom Anlagenverkauf zum Sicherheits-Abo

Viele Anbieter von Alarmanlagen, Videoüberwachung und Zutrittskontrolle verkaufen längst nicht mehr nur Hardware. Dazu kommen Monitoring mit Aufschaltung auf eine Notruf- und Service-Leitstelle, Wartungsverträge, Fernzugriff per App und Mietmodelle, bei denen der Kunde die Anlage nicht kauft, sondern monatlich bezahlt. Aus einem einmaligen Projekt wird ein Dauerschuldverhältnis mit Laufzeit, Kündigungsfrist und wiederkehrenden Rechnungen. Die Grundidee beschreibt Subscription-Management.

Einmalige und wiederkehrende Leistungen sauber trennen

Typisch ist ein Mix: Installation und Inbetriebnahme fallen einmal an, Monitoring, Wartung und Miete monatlich oder jährlich. In Fakturia legen Sie die wiederkehrenden Bestandteile als Artikel mit festem Preis am Vertrag an. Einmalige Positionen wie Montage oder Zusatzgeräte erfassen Sie als Leistung, über die Oberfläche oder per API, und Fakturia nimmt sie beim nächsten Rechnungslauf mit auf die Rechnung. Der Preis kommt dabei vom Artikel oder wird individuell überschrieben.

Laufzeiten, Verlängerung und Kündigung

Verträge mit Mindestlaufzeit und automatischer Verlängerung sind in der Branche üblich. Bei Verbrauchern setzt das Recht enge Grenzen, siehe automatische Vertragsverlängerung nach § 309 BGB. Werden Verträge online abgeschlossen, kommt für Verbraucher der Kündigungsbutton nach § 312k BGB hinzu. Fakturia verwaltet Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist je Vertrag, und den Kündigungsbutton können Sie per Link in Ihre Website einbauen. Formulierung und Wirksamkeit Ihrer Klauseln sollten juristisch geprüft werden, Hinweise zu AGB für Abonnements finden Sie im Ratgeber.

Preise, Rabatte und Preisanpassungen

Gewerbekunden mit mehreren Standorten erhalten oft Sonderkonditionen. Fakturia kennt dafür Sonderpreise und Rabatte pro Vertrag, auch mit Gültigkeitszeitraum. Wichtig bei Preisänderungen: Verträge ohne Sonderpreise übernehmen Änderungen am Artikelpreis automatisch, also nicht nur Neukunden. Sollen Bestandskunden ihren Preis behalten, brauchen sie Sonderpreise am Vertrag oder einen neuen Artikel für das neue Angebot (Grandfathering). Künftige Preisänderungen können Sie vorab erfassen. Ob und wann Sie Preise gegenüber Bestandskunden erhöhen dürfen, hängt von Ihren Vertragsklauseln ab.

Zahlungen, Lastschrift und Mahnwesen

Wiederkehrende Beträge werden meist per SEPA-Lastschrift eingezogen. Fakturia unterstützt Zahlungsanbieter wie Stripe, Adyen, Unzer und PayPal, Lastschriften können alternativ direkt über Ihre Hausbank eingereicht werden. Über den Kontenabgleich mit finAPI erkennt Fakturia Rücklastschriften und reagiert automatisch: Der Kunde erhält eine Infomail, eine frei definierbare Gebühr wird berechnet, und der Kunde wird auf Überweisung umgestellt oder der Vertrag pausiert. Offene Rechnungen durchlaufen ein mehrstufiges Mahnwesen. Gerade bei Sicherheitsleistungen sollten Sie vorab festlegen, was bei Zahlungsverzug mit der Aufschaltung geschieht, das ist eine Vertrags- und Prozessfrage außerhalb der Abrechnung. Mehr zur Strategie: Dunning-Management.

Privat- und Gewerbekunden, Umsatzsteuer

Alarmanlagen werden an Privatpersonen, Handwerksbetriebe, Händler und Unternehmen verkauft. Je nach Kundentyp unterscheiden sich Rechnungsanforderungen. Bei Geschäftskunden ist die E-Rechnung in ZUGFeRD oder XRechnung relevant, die Fakturia erzeugen kann. Privatkunden können unter bestimmten Voraussetzungen Handwerkerleistungen steuerlich geltend machen, dafür sind Arbeitskosten auf der Rechnung gesondert auszuweisen. Ob das für Ihre Leistungen zutrifft, klärt die Steuerberatung. Die Steuersätze pflegen Sie in Fakturia über Warengruppen, die Berechnung übernimmt die Software.

Buchhaltung: Vorauszahlungen und Export

Zahlen Kunden Jahresgebühren im Voraus, muss der Ertrag über die Laufzeit verteilt werden, siehe passive Rechnungsabgrenzung. Fakturia grenzt auf Monatsbasis ab und übergibt Buchungssätze samt Belegbildern direkt an DATEV Unternehmen online oder als EXTF-Datei. Auswertungen zu MRR und Churn sowie eine Umsatzprognose zeigen, wie sich der Bestand an Serviceverträgen entwickelt. Ihr Modell können Sie in der kostenlosen Sandbox ausprobieren.