Abrechnung für Coworking & Büroservice

Mitgliedschaften statt Einzelbuchungen

Coworking-Anbieter und Büroservice-Betreiber leben von wiederkehrenden Mitgliedschaften: Flex-Desk, Fixed-Desk, Privatbüro, virtuelle Geschäftsadresse. Daneben fallen Tagespässe, Meetingraum-Buchungen, Druckkosten oder Postservice an. Aus Sicht der Abrechnung ist das ein klassisches Abo-Modell mit einem Kranz an Zusatzleistungen.

Laufende Beiträge und einmalige Zusatzleistungen

Die Grundmitgliedschaft legen Sie in Fakturia als wiederkehrenden Artikel am Vertrag an. Zusatzleistungen wie Meetingraum, Drucken oder Gästeparkplatz erfassen Sie als Leistung, in der Oberfläche oder per API aus Ihrem Buchungssystem. Fakturia nimmt sie beim nächsten Rechnungslauf auf die Rechnung mit. Wichtig: Ihr Buchungssystem muss sicherstellen, dass alle Leistungen vor dem Rechnungslauf erfasst sind. Inklusivkontingente wie „4 Stunden Meetingraum im Monat“ erfasst Fakturia nicht selbst, hier berechnet Ihr System die Überschreitung und meldet sie als Leistung, siehe Inklusivkontingent.

Upgrades und Standortwechsel

Mitglieder wechseln vom Flex-Desk ins Privatbüro oder buchen einen zweiten Arbeitsplatz hinzu. Fakturia unterstützt Upgrades und Downgrades mit tagesgenauer, anteiliger Abrechnung, siehe Proratierung. Für Firmenkunden mit mehreren Plätzen können Sie Sonderpreise und Rabatte pro Vertrag hinterlegen, auch mit Gültigkeitszeitraum.

Laufzeiten, Kündigung und Zahlungen

Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist verwalten Sie je Vertrag. Wird der Vertrag online abgeschlossen und richtet er sich an Verbraucher, ist der Kündigungsbutton relevant, den Sie in Fakturia per Link in Ihre Website einbauen können. Beiträge ziehen Sie per SEPA-Lastschrift ein, über einen Zahlungsanbieter oder direkt über die Hausbank. Rücklastschriften erkennt Fakturia über finAPI und reagiert automatisch, außerdem gibt es ein mehrstufiges Mahnwesen.

Umsatzsteuer: Miete oder Dienstleistung?

Ob eine Mitgliedschaft umsatzsteuerlich als Vermietung oder als Dienstleistung mit Raumnutzung zu behandeln ist, hängt von der Vertragsgestaltung ab, etwa davon, ob Service- und Betreuungsleistungen im Vordergrund stehen. Die Vermietung von Räumen ist grundsätzlich steuerfrei, mit der Möglichkeit zur Option zur Steuerpflicht, andere Leistungen unterliegen regulär der Umsatzsteuer. Lassen Sie die Einordnung Ihrer Verträge steuerlich prüfen. Fakturia berechnet Steuern anhand der Warengruppen, die Sie den Artikeln zuweisen, und Steuersätze sind frei pflegbar.

Kennzahlen und Buchhaltung

Für Betreiber zählen Auslastung und Kündigungsquote. Fakturia liefert Auswertungen zu MRR, Churn-Rate und eine Umsatzprognose. Vorauszahlungen für Jahresverträge werden auf Monatsbasis abgegrenzt, die Buchungssätze gehen direkt an DATEV. Ihr Modell können Sie in der kostenlosen Sandbox ausprobieren.