Abrechnung für Agenturen & Retainer-Dienstleister

Retainer statt Einzelprojekt

Marketing-, Design-, IT- und Beratungsagenturen verlagern sich zunehmend von Einzelprojekten zu Retainer-Verträgen: Der Kunde zahlt monatlich eine feste Pauschale für laufende Betreuung, etwa Social Media, SEO, Wartung oder Beratung. Das sichert Auslastung und Planbarkeit, verlangt aber saubere Vertragsverwaltung und Abrechnung neben den klassischen Projekten. Die Grundidee beschreibt Subscription-Management, einen verwandten Fall finden Sie bei Systemhäusern und IT-Dienstleistern.

Pauschalen, Kontingente und Mehraufwand

Die monatliche Pauschale legen Sie als wiederkehrenden Artikel am Kundenvertrag an. Viele Retainer enthalten ein Stundenkontingent, zum Beispiel 20 Stunden im Monat. Dieses Kontingent verwaltet Fakturia nicht selbst, siehe Inklusivkontingent. Ihre Zeiterfassung ermittelt den Mehraufwand, den Sie am Monatsende per API oder in der Oberfläche als Leistung erfassen. Fakturia nimmt ihn im nächsten Rechnungslauf auf die Rechnung, der Preis lässt sich dabei frei übergeben. Wichtig ist, dass alle Leistungen vor dem Rechnungslauf erfasst sind, der bei Fakturia nach Mitternacht des Abrechnungstags startet.

Projekte mit Anzahlung und Schlussrechnung

Neben dem Retainer laufen häufig Projekte mit festem Budget. Für Teilzahlungen eignen sich Abschlags- und Anzahlungsrechnungen, die später korrekt mit der Schlussrechnung verrechnet werden, siehe den Ratgeber Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnung. Verträge ohne Abo, zum Beispiel Beratungs- oder Dienstleistungsverträge, lassen sich in Fakturia ebenfalls erfassen.

Weiterberechnete Kosten und Werbebudgets

Agenturen legen häufig Kosten für Werbeplätze, Lizenzen oder Fremdleistungen aus und berechnen sie weiter. Ob sie umsatzsteuerlich als durchlaufende Posten behandelt werden können oder als eigene Leistung gelten, hängt von den Umständen ab und ist ein häufiger Streitpunkt mit dem Finanzamt. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Rechnungsvorlagen festlegen. Auf die Rechnung gehören in jedem Fall die Pflichtangaben, und für Geschäftskunden ab 2027 vielfach eine E-Rechnung, siehe E-Rechnungspflicht 2027. Fakturia erzeugt Rechnungen in ZUGFeRD und XRechnung.

Preise, Erhöhungen und Rabatte

Retainer laufen oft über Jahre, deshalb sind Preisanpassungen wichtig. Künftige Preisänderungen können Sie am Artikel vorab erfassen. Beachten Sie, dass Verträge ohne Sonderpreis Änderungen am Artikelpreis automatisch übernehmen. Wer Bestandskunden zunächst schützen will, hinterlegt Sonderpreise am Vertrag, siehe Grandfathering. Welche Anpassungsklauseln wirksam sind, muss juristisch geprüft werden. Sonderpreise und Rabatte können je Vertrag mit Gültigkeitszeitraum angelegt werden.

Zahlungen, Mahnwesen und Kundenportal

Retainer lassen sich bequem per SEPA-Lastschrift einziehen, über einen Zahlungsanbieter oder direkt über die Hausbank. Offene Rechnungen durchlaufen ein mehrstufiges Mahnwesen, im Self-Service-Portal sehen Kunden Rechnungen und Verträge selbst ein. Das reduziert Rückfragen an Ihre Buchhaltung.

Empfehlungen und Vertriebspartner

Viele Agenturen arbeiten mit Empfehlungsgebern oder Vertriebspartnern. Fakturia erstellt Provisionsabrechnungen für Vertriebspartner, auch als Lifetime-Provisionen, und kann die Auszahlung per SEPA-Sammelüberweisung anstoßen, mehr dazu unter Lifetime-Provision. Die Provision lässt sich auf Artikelebene festlegen.

Buchhaltung und Planung

Retainer, die im Voraus für mehrere Monate berechnet werden, müssen abgegrenzt werden, siehe passive Rechnungsabgrenzung. Fakturia grenzt auf Monatsbasis ab und übergibt Buchungssätze samt Belegen an DATEV. Mit MRR und Umsatzprognose planen Sie die Auslastung. Testen Sie Ihr Modell in der kostenlosen Sandbox.