Abrechnung für Steuerberater & Rechtsanwälte

Pauschalen statt Stundenabrechnung

Klassisch rechnen Kanzleien nach Aufwand oder Gebührenordnung ab. Daneben gewinnen Pauschalmodelle an Bedeutung: Mandanten zahlen monatlich einen festen Betrag, die Kanzlei erhält planbare Einnahmen. Das ist ein klassisches wiederkehrendes Geschäft, das sich mit Recurring Billing automatisieren lässt. Fakturia unterstützt insbesondere die Abrechnung monatlicher Service-Pauschalen.

Vergütungsvereinbarung und Form

Pauschalen und abweichende Vergütungen sollten stets vertraglich geregelt sein. Für Rechtsanwälte verlangt das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz für Vergütungsvereinbarungen die Textform (§ 3a RVG). Für Steuerberater gelten die Vorgaben der Steuerberatervergütungsverordnung; auch hier sind Vereinbarungen in aller Regel in Textform zu treffen. Welche Anforderungen im Einzelfall gelten, richtet sich nach Berufsrecht und Kammerhinweisen. Diese Seite ersetzt keine berufsrechtliche Beratung.

Pflichtangaben und durchlaufende Posten

Auch Kanzleirechnungen müssen die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten, einschließlich Leistungszeitraum und fortlaufender Rechnungsnummer. Besonderheiten entstehen bei Auslagen, die für den Mandanten verauslagt werden, etwa Gerichtskosten. Sie können als durchlaufende Posten gesondert zu behandeln sein. Die steuerliche Einordnung sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären. Allgemeine Hinweise zur Rechnungsstellung bietet der Ratgeber Rechnung schreiben.

Mengenänderungen und Zusatzleistungen

Pauschalen ändern sich, wenn der Mandant wächst: mehr Mitarbeiter in der Lohnabrechnung, mehr Buchungen oder zusätzliche Beratungsbausteine. Fakturia berechnet Änderungen der Anzahl gebuchter Services taggenau. Leistungen außerhalb der Pauschale erfassen Sie als Leistung, optional mit eigenem Preis und Beschreibung, und rechnen sie mit dem nächsten Rechnungslauf ab.

Verschwiegenheit und Datenschutz

Berufsgeheimnisträger dürfen externe Dienstleister nur unter strengen Voraussetzungen einbinden. Dazu gehören die Verpflichtung zur Verschwiegenheit und eine sorgfältige Auswahl (für Rechtsanwälte § 43e BRAO, für Steuerberater § 62a StBerG). Bei einer Abrechnungssoftware, die Mandantenstammdaten verarbeitet, sind deshalb Serverstandort und Auftragsverarbeitung wichtig. Fakturia läuft ausschließlich auf Servern in Deutschland in einem zertifizierten Rechenzentrum, schließt einen AV-Vertrag ab und bietet Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ob der Einsatz für Ihre Kanzlei im Einzelfall zulässig ist, prüfen Sie am besten mit Ihrer Kammer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Buchhaltung und DATEV

Steuerberater arbeiten in der Regel mit DATEV. Fakturia verbindet sich über den Buchungsdatenservice mit DATEV Unternehmen online und übermittelt fertige Buchungssätze samt Belegbildern. Die Datei lässt sich auch herunterladen und in andere Buchhaltungstools mit DATEV-Import einspielen. Mehr dazu unter Buchhaltungsexport. Über die Rollen- und Rechteverwaltung kann außerdem ein externer Steuerberater gezielt Zugriff erhalten.

E-Rechnung und Zahlungseinzug

Gegenüber Unternehmensmandanten gilt die E-Rechnungspflicht, Fakturia erstellt Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Beiträge können per Lastschrift eingezogen werden, bei Rücklastschriften reagiert das System automatisch. Zum Ausprobieren eignet sich die kostenlosen Sandbox.