Abrechnung für Handwerk mit Wartungsverträgen

Wartungsvertrag statt Einzelauftrag

Heizungsbauer, Elektriker, Klimatechniker, Photovoltaik-Installateure, Poolbauer oder Gartenbetriebe verdienen nicht nur am Einbau, sondern zunehmend an der Betreuung danach: jährliche Wartung, Inspektion, Notdienst-Bereitschaft oder Fernüberwachung. Aus einzelnen Aufträgen werden Wartungsverträge mit fester Pauschale und Laufzeit. Das schafft planbare Umsätze und Kundenbindung, verlangt aber saubere Vertragsverwaltung, die in vielen Betrieben noch auf Excel-Listen und manuellen Rechnungen beruht. Die Grundidee beschreibt Subscription-Management. Für größere Betriebe mit Objekten und Industriekunden ist die Seite Gebäudetechnik & Facility Services die passende Ergänzung.

Pauschale, Einsatz nach Aufwand und Material

Die Wartungspauschale legen Sie als wiederkehrenden Artikel am Kundenvertrag an, zum Beispiel jährlich oder quartalsweise. Zusätzliche Einsätze, Arbeitsstunden und Ersatzteile erfassen Sie als Leistung, in der Oberfläche oder per API aus Ihrer Handwerkersoftware. Fakturia übernimmt sie beim nächsten Rechnungslauf auf die Rechnung, den Preis können Sie dabei frei überschreiben. Terminplanung, Einsatzdisposition und Zeiterfassung bietet Fakturia nicht, sie bleiben in Ihrem Handwerker-, ERP- oder Servicesystem. Fakturia übernimmt, was danach kommt: die verlässliche Abrechnung der Verträge.

Servicenachweise am Vertrag

Wartungsprotokolle und Prüfberichte gehören oft zur Rechnung. In Fakturia lassen sich Dokumente am Vertrag oder an der Leistung hinterlegen und beim nächsten Rechnungslauf per E-Mail an den Kunden senden. Das schafft Transparenz und beantwortet Rückfragen, bevor sie entstehen.

Privatkunden: Arbeitskosten ausweisen

Privatkunden können Handwerkerleistungen unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Dafür müssen Arbeits- und Materialkosten in der Rechnung getrennt ausgewiesen sein, und die Zahlung muss unbar erfolgen. Ob und wie das für Ihre Leistungen gilt, klärt die Steuerberatung. Fakturia erlaubt, Leistungen mit Beschreibungstext und individuellem Preis zu erfassen und so Arbeit und Material als getrennte Positionen zu führen. Die Pflichtangaben der Rechnung gelten unabhängig davon.

Umsatzsteuer und E-Rechnung bei Geschäftskunden

Bei Bauleistungen an andere Unternehmer kann die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergehen (§ 13b UStG), siehe Reverse-Charge-Verfahren. Die Voraussetzungen sind eng und hängen von Leistung und Kunde ab. Lassen Sie die Einordnung steuerlich prüfen. Fakturia unterstützt Reverse-Charge-Rechnungen innerhalb der EU, ob Ihr Inlandsfall abbildbar ist, klären Sie am besten im Beratungsgespräch. Für Geschäftskunden und die öffentliche Hand wird die E-Rechnung zum Standard, Fakturia erzeugt ZUGFeRD und XRechnung. Mehr zu den Fristen: E-Rechnungspflicht 2027.

Jahresrechnung, Lastschrift und Mahnwesen

Wird die Wartung jährlich im Voraus berechnet, muss der Ertrag über das Jahr verteilt werden, siehe passive Rechnungsabgrenzung. Fakturia grenzt auf Monatsbasis ab und übergibt Buchungssätze samt Belegen an DATEV. Beträge ziehen Sie per SEPA-Lastschrift ein, über einen Zahlungsanbieter oder direkt über die Hausbank. Rücklastschriften erkennt Fakturia über finAPI und reagiert automatisch, offene Rechnungen durchlaufen ein mehrstufiges Mahnwesen.

Preise anpassen und Kunden halten

Wartungsverträge laufen meist über viele Jahre, deshalb gehört eine regelmäßige Preisanpassung dazu. Künftige Preisänderungen können Sie am Artikel vorab erfassen. Verträge ohne Sonderpreis übernehmen sie automatisch, Bestandskunden mit Sonderkonditionen behalten ihren Preis, siehe Grandfathering. Welche Anpassungsklauseln wirksam sind, sollte juristisch geprüft werden. Mit MRR und Umsatzprognose behalten Sie den Bestand im Blick. Probieren Sie Ihr Modell in der kostenlosen Sandbox aus.