Kassensysteme, Medizintechnik oder Drucker werden immer häufiger als Service angeboten: Gerät, Software und Wartung zu einer Monatsgebühr. Das verlangt langfristige Vertragsverwaltung, Abrechnung von Verbrauchsmaterial und saubere Buchhaltung.
Typische Use-Cases
Geräte-Miete mit Service
Hardware, Software und Wartung als wiederkehrende Artikel am Vertrag.
Installation und Schulung
Einmalige Einrichtung als Leistung auf der nächsten Rechnung.
Verbrauchsmaterial per API
Toner, Kartuschen oder Nutzung werden aus Ihrem System als Leistung gemeldet.
Austausch und Upgrades
Tagesgenaue, anteilige Abrechnung bei Gerätewechsel oder zusätzlichen Geräten.
Lange Laufzeiten
Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Preisanpassungen je Vertrag.
Planbare Umsätze
Umsatzprognose, MRR und ARR aus den laufenden Verträgen.
Geräte als Service statt Verkauf
Kassensysteme, Medizintechnik, Gastronomie-Geräte, Drucker, Messtechnik oder Telefonanlagen werden zunehmend nicht mehr verkauft, sondern als Hardware-as-a-Service angeboten: Der Kunde zahlt eine monatliche Gebühr für Gerät, Software, Wartung und Support. Das senkt die Einstiegshürde und gibt Herstellern und Händlern planbare Erlöse. Es unterscheidet sich vom Maschinenbau durch kleinere Geräte, viele Kunden und oft viele Geräte pro Standort. Zum Vergleich: Maschinenbau. Die Grundidee beschreibt Subscription-Management.
Monatsgebühr, Wartung und Software
Die Gebühr für Gerät und Service legen Sie als wiederkehrenden Artikel mit festem Preis pro Monat an, oft zusammengesetzt aus mehreren Bestandteilen: Hardwaremiete, Softwarelizenz, Wartungspauschale. Jeder Bestandteil kann ein eigener Artikel am selben Vertrag sein. Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist verwalten Sie je Vertrag, Laufzeiten von mehreren Jahren sind üblich. Einrichtung, Installation oder Schulung erfassen Sie als einmalige Leistung, die beim nächsten Rechnungslauf auf die Rechnung kommt.
Verbrauchsmaterial und Nutzung per API
Bei vielen Geräten kommt Verbrauchsmaterial hinzu, etwa Toner, Kartuschen, Prüfstreifen oder Bondrollen, oder eine Nutzung wie Druckseiten. Ein Verbrauchstracking bietet Fakturia derzeit nicht. Ihr System erfasst die Werte und meldet sie am Periodenende per API als Leistung, und Fakturia nimmt sie im Rechnungslauf mit. Inklusivkontingente wie „5.000 Seiten pro Monat“ verwaltet Fakturia nicht selbst, siehe Inklusivkontingent. Das Prinzip erklärt der Ratgeber zur verbrauchsabhängigen Abrechnung.
Upgrade, Austausch und weitere Geräte
Während der Laufzeit kommen Geräte hinzu oder werden getauscht. Fakturia unterstützt Upgrades und Downgrades mit tagesgenauer, anteiliger Abrechnung, siehe Proratierung. Für Kunden mit vielen Standorten lassen sich Sonderpreise und Rabatte je Vertrag hinterlegen. Künftige Preisänderungen am Artikel können Sie vorab erfassen, mit Bestandsschutz für Altverträge über Grandfathering.
Bilanzierung und Umsatzrealisierung
Je nach Vertragsgestaltung kann ein Mietmodell bilanziell als Vermietung oder als Finanzierungsgeschäft zu beurteilen sein, das beeinflusst die Erfassung der Erlöse. Zahlt der Kunde im Voraus, muss der Betrag über die Laufzeit verteilt werden, siehe passive Rechnungsabgrenzung. Fakturia grenzt auf Monatsbasis ab und übergibt Buchungssätze samt Belegen an DATEV. Welche Behandlung für Ihr Modell gilt, klärt die Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung. Arbeiten Sie mit einer Leasinggesellschaft zusammen, hilft die Anbindung per REST-API und die Exportfunktion für Berichte.
Geschäftskunden, E-Rechnung und Zahlungen
Hardware-as-a-Service richtet sich meist an Unternehmen. Für sie wird die E-Rechnung zum Standard, Fakturia erzeugt ZUGFeRD und XRechnung, mehr zu den Fristen unter E-Rechnungspflicht 2027. Beträge ziehen Sie per SEPA-Lastschrift ein, über einen Zahlungsanbieter oder die Hausbank. Rücklastschriften erkennt Fakturia über finAPI, offene Rechnungen durchlaufen ein mehrstufiges Mahnwesen. Hinweise zum Umgang mit Rechnungen ins Ausland: Rechnung ins Ausland.
Kennzahlen und Planung
Bei langen Laufzeiten zählt, mit welchen Umsätzen in den nächsten Monaten zu rechnen ist. Fakturia liefert eine Umsatzprognose als Report sowie Auswertungen zu MRR und ARR. Testen Sie Ihr Modell in der kostenlosen Sandbox.
Passende Fakturia-Funktionen
🔄 Recurring Billing
Wiederkehrende Rechnungen werden automatisch zu jedem Abrechnungsstichtag erzeugt – monatlich, jährlich oder individuel…
⬆️ Upgrade/Downgrade mit proratierter Abrechnung
Tarifwechsel werden automatisch anteilig für den laufenden Abrechnungszeitraum berechnet.
🔗 REST-API
Vollständiger programmatischer Zugriff auf Kunden, Verträge, Artikel und mehr für individuelle Integrationen.
📊 Passive Rechnungsabgrenzung
Automatische Bildung und Auflösung von Abgrenzungsposten für periodengerechte Buchhaltung.
🧾 E-Rechnung (ZUGFeRD & XRechnung)
Automatische Erstellung rechtskonformer E-Rechnungen in beiden gängigen Formaten.
📈 Reports & Exporte
Umfangreiche Auswertungen zu MRR, Churn und Zahlungsverhalten für fundierte Entscheidungen.
🏛️ Buchhaltungsexport-Schnittstelle
Direkte Übergabe aller Buchungsdaten an DATEV Unternehmen online – ohne manuellen Export.