Abrechnung für Vermietung von Fahrzeugen & Geräten

Vom Einzelverleih zum Miet-Abo

Ob Wohnmobil, E-Bike, Skiausrüstung, Wallbox oder Werkzeug: Immer mehr Vermieter bieten ihre Geräte nicht nur tageweise an, sondern als monatliches Abo oder Langzeitmiete. Der Kunde zahlt eine feste Gebühr, tauscht oder wechselt das Gerät und kündigt mit Frist. Aus Sicht der Abrechnung ist das ein klassisches Dauerschuldverhältnis, die Grundlagen beschreibt Subscription-Management. Wichtig vorab: Für kurze Einzelmieten mit Kalender, Verfügbarkeitsprüfung und Übergabeprotokoll brauchen Sie ein Buchungssystem. Fakturia übernimmt dann die Abrechnung der laufenden Verträge, nicht die Reservierung.

Monatsmiete, Zusatzleistungen und Schäden

Die Miete legen Sie als wiederkehrenden Artikel am Vertrag an, mit festem Preis pro Monat, Quartal oder Jahr. Alles, was zusätzlich anfällt, erfassen Sie als Leistung, in der Oberfläche oder per API aus Ihrem Buchungs- oder Flottensystem: Zusatzkilometer, Reinigung, Zubehör, Lieferung, Schadensersatz. Fakturia übernimmt diese Leistungen beim nächsten Rechnungslauf auf die Rechnung, der Preis kann dabei frei überschrieben werden. Inklusivkontingente wie „1.000 Freikilometer pro Monat“ verwaltet Fakturia nicht selbst, Ihr System berechnet die Überschreitung und meldet sie, siehe Inklusivkontingent.

Reservierung, Anzahlung und Kaution

Bei Saisonprodukten wie Wohnmobilen oder Skiausrüstung wird häufig bei Buchung eine Anzahlung verlangt. Wie Sie solche Rechnungen korrekt stellen und später verrechnen, erklärt der Ratgeber zur Anzahlungs- und Schlussrechnung. Eine Kaution ist dagegen in der Regel kein Entgelt für eine Leistung und unterliegt deshalb nicht der Umsatzsteuer. Wie Sie sie in Ihrer Buchhaltung führen, sollte Ihre Steuerberatung festlegen. Wie ein solcher Vorgang in Fakturia am besten abgebildet wird, besprechen Sie am besten im Beratungsgespräch.

Gerätewechsel, Upgrade und Preise

Wechselt ein Kunde mitten im Monat vom kleineren zum größeren E-Bike oder fügt eine Wallbox hinzu, rechnet Fakturia tagesgenau anteilig ab, siehe Proratierung. Für Firmen, Vereine oder Vielmieter lassen sich Sonderpreise und Rabatte pro Vertrag hinterlegen, auch mit Gültigkeitszeitraum, und künftige Preisänderungen am Artikel können Sie im Voraus erfassen. Bestandskunden übernehmen Änderungen am Artikelpreis automatisch, sofern kein Sonderpreis am Vertrag steht, mehr dazu unter Grandfathering.

Lastschrift, Rücklastschrift und Mahnwesen

Wiederkehrende Mieten ziehen Sie am einfachsten per SEPA-Lastschrift ein, über einen Zahlungsanbieter oder direkt über die Hausbank. Fakturia erkennt Rücklastschriften über finAPI, informiert den Kunden und berechnet eine frei definierbare Gebühr. Als Folgeaktion kann der Kunde auf Überweisung umgestellt oder der Vertrag pausiert werden. Für offene Rechnungen steht ein mehrstufiges Mahnwesen bereit, Hinweise zur Strategie finden Sie im Ratgeber Dunning-Management.

Verbraucherrecht und Umsatzsteuer

Werden Verträge online mit Verbrauchern geschlossen, gelten Informationspflichten, der Kündigungsbutton und der Widerrufsbutton. Für bestimmte Vermietungen von Fahrzeugen oder Freizeitleistungen mit festem Termin kann das Widerrufsrecht entfallen. Ob das für Ihr Angebot gilt, hängt von der Ausgestaltung ab und sollte juristisch geprüft werden. Die Vermietung beweglicher Sachen unterliegt grundsätzlich der Umsatzsteuer, für Beförderungsmittel und Auslandsfälle gelten Sonderregeln. Fakturia berechnet Steuern anhand der Warengruppen, die Sie den Artikeln zuweisen.

Auswertung und Buchhaltung

Aus MRR, Neuverträgen und Kündigungen sehen Sie, wie sich Ihr Mietbestand entwickelt, und die Umsatzprognose zeigt, womit in den kommenden Monaten zu rechnen ist. Jahresmieten im Voraus werden abgegrenzt, die Buchungssätze gehen direkt an DATEV. Probieren Sie Ihr Modell in der kostenlosen Sandbox aus.