Abrechnung für Bildung & Weiterbildung

Teilnehmerverträge statt Einzelbuchung

Sprachschulen, Musikschulen, Akademien, Coaching-Anbieter und Online-Kurse arbeiten mit Teilnehmerverträgen: monatliche Beiträge, Semestergebühren, Kursgebühren in Raten oder Mitgliedschaften für Lernplattformen. Der Kunde schließt einmal ab und zahlt über Monate. Aus Sicht der Abrechnung ist das ein klassisches Dauerschuldverhältnis, die Grundlagen beschreibt Subscription-Management. Eine verwandte Branche mit Mitgliedsbeiträgen finden Sie bei Studios & Vereinen.

Monatsbeiträge, Raten und Kurspakete

Laufende Beiträge legen Sie als wiederkehrenden Artikel mit festem Preis pro Monat an. Kursgebühren, die in Raten gezahlt werden, bilden Sie als Vertrag mit fester Laufzeit ab, bei dem jeden Monat eine Rate berechnet wird. Einmalige Positionen wie Anmeldegebühr, Lehrmaterial oder Prüfungsgebühr erfassen Sie als Leistung, in der Oberfläche oder per API aus Ihrer Kursverwaltung, und Fakturia nimmt sie beim nächsten Rechnungslauf auf die Rechnung. Frühbucher- oder Geschwisterrabatte bilden Sie über Rabatte mit Gültigkeitszeitraum ab. Wechselt ein Teilnehmer in ein anderes Kurspaket, rechnet Fakturia tagesgenau anteilig ab, siehe Proratierung.

Umsatzsteuer bei Bildungsleistungen

Bestimmte Bildungsleistungen können unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei sein, etwa wenn die zuständige Landesbehörde bescheinigt, dass der Anbieter auf einen Beruf oder eine Prüfung vorbereitet. Andere Leistungen, zum Beispiel reine Freizeitkurse, Materialverkauf oder Vermietung, können steuerpflichtig sein. Die Abgrenzung ist komplex und hängt vom Einzelfall ab. Lassen Sie sie steuerlich klären, bevor Sie Rechnungsvorlagen festlegen. Fakturia berechnet Steuern anhand der Warengruppen, die Sie den Artikeln zuweisen, steuerfreie Artikel sind möglich, und die Pflichtangaben gelten wie bei jeder Rechnung.

Verbraucherrecht, Kündigung und Fernunterricht

Bei Verträgen mit Verbrauchern gelten Informationspflichten, bei Online-Abschluss der Kündigungsbutton und der Widerrufsbutton. Fakturia verwaltet Laufzeit und Kündigungsfrist je Vertrag, den Kündigungsbutton bauen Sie per Link in Ihre Website ein. Bei Online-Kursen mit Lernerfolgskontrolle und räumlicher Trennung von Lehrenden und Lernenden kann zudem das Fernunterrichtsschutzgesetz greifen, das unter anderem Zulassungspflichten und Kündigungsrechte regelt. Ob es für Ihr Angebot gilt, sollte juristisch geprüft werden. Hinweise zu Fernabsatzverträgen und AGB für Abonnements finden Sie auf der Seite.

Einzug zu Semesterstart, Rücklastschriften und Mahnwesen

Beiträge ziehen Sie per SEPA-Lastschrift ein, über einen Zahlungsanbieter oder direkt über die Hausbank. Fakturia erkennt Rücklastschriften über finAPI, informiert den Teilnehmer und berechnet eine frei definierbare Gebühr, optional wird auf Überweisung umgestellt oder der Vertrag pausiert. Für offene Rechnungen steht ein mehrstufiges Mahnwesen bereit. Im Self-Service-Portal können Teilnehmer Rechnungen herunterladen, Adressdaten ändern und Verträge einsehen, was Rückfragen im Sekretariat reduziert.

Firmenkunden und Weiterbildungsbudgets

Bei Inhouse-Schulungen und Weiterbildungen für Unternehmen zahlt der Arbeitgeber, nicht der Teilnehmer. Dann gelten die Regeln für Geschäftskunden, inklusive E-Rechnung in ZUGFeRD oder XRechnung, siehe E-Rechnungspflicht 2027. Wie Sie einen vom Teilnehmer abweichenden Rechnungsempfänger abbilden, besprechen Sie am besten im Beratungsgespräch. Für Rechnungen an Unternehmen in der EU unterstützt Fakturia das Reverse-Charge-Verfahren.

Buchhaltung und Kennzahlen

Zahlen Teilnehmer Semester- oder Jahresgebühren im Voraus, müssen sie abgegrenzt werden, siehe passive Rechnungsabgrenzung. Fakturia grenzt auf Monatsbasis ab und übergibt die Buchungssätze samt Belegen an DATEV. Auswertungen zu MRR und Churn-Rate zeigen, wie sich die Teilnehmerzahl entwickelt. Testen Sie Ihr Modell in der kostenlosen Sandbox.